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Zeitmanagement mit Outlook, 10. Aufl., 10th Edition

Book Description

Gewinnen Sie Zeit und reduzieren Sie Stress mit Software und System! Zu viele E-Mails, drängende Abgabetermine, Meetingstress? Das muss nicht sein. Denn das Werkzeug zur Bewältigung Ihrer Zeitprobleme haben Sie bereits: Microsoft Office Outlook. Das hochkarätige Autorenteam unter Leitung von Lothar Seiwert zeigt Ihnen in diesem Buch, wie Sie mit System und einfachen Techniken wieder aus der Stressfalle herausfinden und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge des Lebens gewinnen.

Table of Contents

  1. Pressestimmen
  2. Vorwort
  3. Erklärung der im Buch verwendeten Symbole
  4. 1. »E-Müll für dich!« – Wie Sie die Nachrichtenflut in den Griff bekommen
    1. Warum komme ich vor lauter Mails nicht mehr zum Arbeiten?
      1. Packen wir’s an!
    2. Nicht E-Mails sind das Problem, sondern wie wir damit umgehen
      1. Lassen Sie sich nicht ablenken
        1. »Erziehen« Sie drängelnde Absender
        2. Deaktivieren Sie die Benachrichtigung über neue Mails
          1. So deaktivieren Sie die visuelle und/oder akustische Benachrichtigung über neue Mails
          2. So deaktivieren Sie das automatische Herunterladen neuer Nachrichten
        3. Arbeiten Sie Mails im Block ab
      2. Durchbrechen Sie das Muster des Reagierens
        1. Aktuelle Infos zum Absender schnell parat – der Personenbereich von Outlook 2010/2013
      3. Vermeiden Sie unnötige Mails mit den Teamfunktionen von Outlook und Microsoft SharePoint
    3. Halten Sie Ihren Posteingang aufgeräumt
      1. Bearbeiten Sie Ihren E-Mail-Block mit dem AHA-System
      2. Wandeln Sie E-Mails in Aufgaben und Termine um
        1. So erstellen Sie einen Termin bzw. eine Aufgabe aus einer E-Mail-Nachricht
        2. So erstellen Sie schnell einen neuen Kontakteintrag für den Absender einer E-Mail
        3. So erstellen Sie Aufgaben und Termine aus einzelnen Teilen einer längeren E-Mail
        4. So fügen Sie mehrere E-Mails in bestehende Aufgaben und Termine ein
        5. So kennzeichnen Sie eine E-Mail in Outlook 2007-2013 mit einem Fähnchen als Aufgabe
      3. Erstellen und verwenden Sie Ihre eigene Ordnerstruktur
        1. So legen Sie neue Ordneran
        2. So verschieben Sie Nachrichten in die passenden Ordner
        3. So passen Sie die Sortierung der Nachrichten für einzelne Ordner an
      4. Kennzeichnen Sie zur Bearbeitung anstehende Mails
        1. Outlook 2007-2013: So kennzeichnen Sie E-Mails mit farbigen Kategorien
        2. So weisen Sie Nachrichten in Outlook 2003 farbige Kennzeichnungen zu
        3. Die Erinnerungsfunktionen von Outlook 2007-2013 – lassen Sie sich keine »Alarme« aufzwingen
        4. So fügen Sie Ihren Nachrichten in Outlook 2003 Kurznotizen und Erinnerungen hinzu
        5. Zur Bearbeitung gekennzeichnete Elemente ordnerübergreifend im Überblick behalten
          1. So legen Sie eigene Suchordner an
      5. Lassen Sie Outlook die Post für Sie vorsortieren
        1. So erstellen Sie Regeln direkt aus einer Nachricht
        2. So erstellen und ändern Sie Regeln mit dem Regel-Assistenten
    4. Kommunizieren Sie überlegt
      1. Schreiben Sie empfängerorientiert
      2. Formulieren Sie kurz, konkret und glasklar
    5. Übungen
    6. Die wichtigsten Neuerungen in Outlook 2013
      1. Die neue E-Mail-Ansicht mit Nachrichtenvorschau
      2. Antworten und Weiterleiten direkt im Lesebereich
      3. Warnung vor vergessenen Anhängen
    7. Zusammenfassung
      1. Nicht ablenken lassen: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Mails!
      2. Halten Sie Ihren Posteingang mit dem AHA-System leer
      3. Schreiben Sie Ihre E-Mail intelligent: kurz, glasklar, empfängerorientiert
  5. 2. »Bei mir ist alles wichtig!« Wie Sie mit Aufgaben und Prioritäten effektiver arbeiten
    1. Warum Möchtegern-Actionhelden alles gerade noch in letzter Minute schaffen – oder eben auch nicht
      1. Packen wir’s an!
    2. Wie man in den 24 Stunden eines Tages ein Land wie die USA regieren kann – setzen Sie Prioritäten
      1. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche (Pareto-Prinzip)
      2. Entscheiden Sie, was Vorrang hat – grobe Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Diagramm
        1. Sagen Sie öfter »Nein!« – und damit »Ja!« zu dem, was Ihnen wichtig ist
      3. Planen Sie schriftlich
    3. Planen Sie flexibel und effektiv mit Aufgabenlisten
      1. Aufgabe vs. Termin
      2. Aufgaben in Outlook
      3. Der Editor von Outlook 2007-2013
        1. Die Registerkarte »Einfügen«
        2. Die Registerkarte »Text formatieren«
          1. Nutzen Sie die mehrsprachige Rechtschreibprüfung und das Fremdwörterbuch in Outlook 2010/2013
          2. Nutzen Sie die mehrsprachige Rechtschreibprüfung und das Fremdwörterbuch in Outlook 2007
      4. Definieren Sie eigene Ansichten
        1. So legen Sie eine neue Ansicht an
      5. Räumen Sie mit Filtern Ihre Ansichten auf
        1. So setzen Sie einen einfachen Filter für Ihre Ansicht
        2. So blenden Sie alle erledigten Aufgaben aus
      6. Verfeinern Sie Ihre Prioritäten mit der 25.000-$-Methode
        1. So definieren Sie eine »25.000-$-Ansicht«
        2. So nutzen Sie Ihre 25.000-$-Ansicht zur verfeinerten Priorisierung
      7. Die Vorgangsliste – behalten Sie Aufgaben aus mehreren Ordnern und zu bearbeitende Mails auf einmal im Blick
    4. Übungen
    5. Die wichtigsten Neuerungen in Outlook 2013
      1. Editor in den Kontakten nutzen/formatierte Kontaktnotizen
      2. Das Aufgaben-Popup-Fenster von Outlook 2013 anpassen
    6. Zusammenfassung
      1. Aufgabe vs. Termin
      2. Sie haben jeden Tag 24 Stunden Zeit. Nutzen Sie Ihre Zeit bewusst!
      3. Planen Sie schriftlich, mit Wichtigkeit + Dringlichkeit, auf EINER Liste ...
      4. ... in der Sie mit Outlook alles notieren und die Sie mit Filtern fokussieren
  6. 3. »Dafür hab ich keine Zeit!« Wie Sie mit effektiver Wochenplanung mehr Zeit für das Wesentliche gewinnen
    1. Was zählt – und warum bleibt das dauernd liegen?
      1. Packen wir’s an!
    2. Nutzen Sie Kategorien zum Zusammenfassen von Aufgaben
      1. Sorgen Sie mit Kategorien für Durchblick
        1. So weisen Sie Aufgaben Kategorien zu
        2. So weisen Sie die Kategorien im Kalender zu
        3. So weisen Sie E-Mails Kategorien zu
        4. Die Hauptkategorienliste in Outlook 2007-2013
          1. So füllen Sie die Liste mit eigenen Kategorien
        5. Die Hauptkategorienliste überarbeiten
      2. Behalten Sie mit Farben für Ihre wichtigsten Kategorien den Überblick
        1. Wie Outlook 2007-2013 die Kategoriefarben anzeigt
        2. Wie Outlook 2007-2013 Termine nach Kategorien färbt
        3. So vermeiden Sie Probleme mit den Kategoriefarben
        4. Das Kategoriensystem von Outlook 2003: So weisen Sie Kategorien zu
        5. So weisen Sie Kategorien über die Hauptkategorienliste zu
        6. Entrümpeln Sie die Hauptkategorienliste
          1. So füllen Sie die Liste mit eigenen Kategorien
        7. Legen Sie ein eigenes Kategoriensystem an
      3. Filtern und gruppieren Sie nach Kategorien
        1. Filtern Sie Ihre Ansichten
          1. So definieren Sie (Positiv-)Filter für Kategorien
          2. So erstellen Sie Negativfilter
        2. Arbeiten Sie mit gruppierten Ansichten
          1. So gruppieren Sie Ihre Aufgaben nach Kategorien
          2. So blenden Sie das Gruppierfeld ein bzw. aus (vorgenommene Gruppierungen bleiben trotzdem erhalten)
          3. So erweitern bzw. reduzieren Sie die Gruppen
    3. Mit dem Kieselprinzip jede Woche mehr Zeit für das Wesentliche
      1. Halten Sie Ihr Leben in Balance
      2. Planen Sie Beruf und Privatleben zusammen
        1. Die vier Lebensbereiche für ein Leben in Balance
        2. Sieben Tage, sieben Hüte ...
      3. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für das, was wirklich zählt
    4. Wie Sie mit Outlook Ihre Woche planen
      1. Bereiten Sie Ihre Aufgabenliste für die Woche vor
        1. Beginnen Sie die Wochenplanung mit einer Auswertung der Vorwoche
        2. Planen Sie die unerledigten Aufgaben der Vorwoche neu
        3. Planen Sie Ihre Aufgaben für die nächste Woche
        4. Planen Sie Aufgaben und Termine zusammen im Gleichgewicht
          1. So blenden Sie die tägliche Aufgabenliste ein bzw. aus
        5. So passen Sie die tägliche Aufgabenliste an
      2. Planen Sie Termine mit sich selbst, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren
        1. So legen Sie im Kalender eine für die Wochenplanung passende Aufgabenansicht an
        2. So wandeln Sie Einträge aus dem Aufgabenblock in Termine um
        3. So färben Sie Ihre Termine automatisch nach Kategorien
    5. Übungen
    6. Die wichtigsten Neuerungen in Outlook 2013
      1. So blenden Sie Teile der Outlook-2013-Aufgabenleiste ein/aus
      2. Reihenfolge der Teile Ihrer Aufgabenleiste: Was ist oben/unten?
      3. Im Kalender Termine für ein anderes Datum nachschlagen
    7. Zusammenfassung
      1. Halten Sie Ihr Leben in Balance
      2. Planen Sie Ihre Woche mit dem Kieselprinzip: Bringen Sie Kurz- und Langfristiges zusammen, nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für Ihre Lebenshüte
      3. Behalten Sie mit Kategorien Ihre Aufgaben thematisch im Blick
  7. 4. »Es kommt sowieso alles anders« – Wie Sie Tagespläne erstellen, die funktionieren
    1. Welchen Problemen muss eine solide Tagesplanung standhalten?
      1. Packen wir’s an!
    2. Grundlagen einer erfolgreichen Tagesplanung
      1. Fassen Sie gleichartige Aufgaben zu Blöcken zusammen
        1. Nutzen Sie Kategorien zur Blockbildung
      2. Sehen Sie der Wahrheit ins Auge: Zeitprotokolle
      3. Berücksichtigen Sie Ihre Leistungs- und Störkurve
      4. Werden Sie deutlich produktiver mit stillen Stunden
        1. Verteidigen Sie Ihre stillen Stunden
    3. Ordnung muss sein
      1. Blenden Sie in den Wochen-/Tagesplanansichten die der Blockbildung zugewiesenen Aufgaben aus
        1. So blenden Sie alle Aufgaben aus, die Blockbildungskategorien angehören
      2. Heben Sie heute und morgen fällige Aufgaben farblich hervor
        1. So färben Sie Aufgaben mit der automatischen Formatierung ein
      3. Gewinnen Sie mit Terminlisten mehr Überblick
        1. So erstellen Sie neue Kalenderansichten als thematisch gruppierte Terminlisten
    4. Feintuning für Ihren Tagesplan
      1. Planen Sie anstehende Aufgaben mit der 25.000-$-Methode
        1. So verfeinern Sie die 25.000-$-Ansicht für die Tagesplanung
        2. So planen Sie Ihren Tag (mithilfe der neuen Ansicht) nach der 25.000-$-Methode
      2. Weitere Schritte zur erfolgreichen Tagesplanung
        1. So schätzen Sie die Länge der anstehenden Aktivitäten ein
        2. Setzen Sie weitere Termine mit sich selbst
        3. Achten Sie auf Pufferzeiten
      3. Behalten Sie mit der Aufgabenleiste die nächsten Termine und fällige Aufgaben im Blick
        1. So passen Sie die Aufgabenleiste individuell an
    5. Übungen
    6. Die wichtigsten Neuerungen in Outlook 2013
      1. Zusätzlich zu heute weiter entfernt liegende Termine anzeigen
      2. Was steht morgen/übermorgen um diese Uhrzeit an?
      3. Sollte ich einen Schirm mitnehmen? Das Wetter im Kalender
    7. Zusammenfassung
      1. Bilden Sie Blöcke
      2. Messen Sie den Zeitbedarf für Ihre Arbeit
      3. Planen Sie den Tag, bevor er gelaufen ist...
      4. Behalten Sie den Überblick, auch wenn alles anders läuft als geplant. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und erledigen Sie es!
  8. 5. »Die reinste Chaostruppe!« Im Team Termine planen und Informationen teilen
    1. Von viel zu vielen unpassenden Besprechungsanfragen und mangelnder Vorbereitung
      1. Packen wir’s an!
      2. Technische Voraussetzung für die Nutzung dieses Kapitels
    2. Besprechungsanfragen mit Outlook – Grundregeln und Tipps
      1. Freie Zeiten finden und Antworten auswerten
        1. So erstellen Sie eine Besprechungsanfrage
        2. Erstellen Sie aus einer flexibleren Ansicht Besprechungsanfragen
        3. Sorgen Sie für »Durchblick«: Überlagerte Kalender
        4. So beantworten Sie Besprechungsanfragen
        5. So prüfen und verändern Sie den Status einer von Ihnen einberufenen Besprechung
      2. Gehen Sie sparsam mit Besprechungsanfragen um
        1. Besprechungen sind teuer
      3. Optimieren Sie Ihren Kalender für Anfragen
        1. Halten Sie Ordnung in Ihrer Terminplanung
        2. Nutzen Sie zur Kennzeichnung von Terminen das Feld <span xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml" xmlns:epub="http://www.idpf.org/2007/ops" xmlns:m="http://www.w3.org/1998/Math/MathML" xmlns:pls="http://www.w3.org/2005/01/pronunciation-lexicon" xmlns:ssml="http://www.w3.org/2001/10/synthesis" xmlns:svg="http://www.w3.org/2000/svg" class="emphasis"><em>Anzeigen als</em></span>
        3. Nutzen Sie Ganztagstermine
        4. Kennzeichnen Sie private Termine als privat
    3. Besprechungen effektiv vorbereiten
      1. Steigern Sie die Effektivität durch die richtige Vorbereitung und Durchführung
      2. Nutzen Sie Besprechungsarbeitsbereiche zur Besprechungsvorbereitung
        1. Die Vorteile von Besprechungsarbeitsbereichen
        2. Lassen Sie sich automatisch über für Sie relevante Änderungen benachrichtigen
        3. Nutzen Sie Dokumentbibliotheken
        4. Entdecken Sie die Vorteile der weiteren SharePoint-Webparts
    4. Übungen
    5. Die wichtigsten Neuerungen in Outlook 2013
      1. Ein neuer Wert für Anzeigen als: An anderem Ort tätig
      2. Dokumente & E-Mails im Team teilen mit Websitepostfächern
    6. Zusammenfassung
      1. Lassen Sie Ihre Besprechungen nicht zum Zeitfresser werden – bereiten Sie sich vernünftig vor und helfen Sie den Kollegen bei der Vorbereitung
      2. Streichen, kürzen und ersetzen Sie möglichst viele Besprechungen
      3. Optimieren Sie Ihren Kalender für Besprechungsanfragen
      4. Sparen Sie sich dutzende E-Mails mit veralteten Dokumenten: SharePoint
  9. 6. »Ich hab alles im Kopf!« – OneNote als perfekte Ergänzung für Ziele, Ideen und Notizen
    1. Warum verschwinden wichtige Dokumente und Notizen ständig?
      1. Packen wir’s an!
    2. Endlich ein Platz für all Ihre Notizen – mit System
      1. Planen Sie mit System
      2. Damit Ihre Notizen auch wirklich dann zur Hand sind, wenn Sie sie brauchen
      3. Nutzen Sie trotz Notebook noch Papier für Notizen?
      4. Entdecken Sie die Vorteile von OneNote
    3. Grundlagen zu Notizen in OneNote
      1. Nutzen Sie die digitale Notizbuchstruktur
        1. Der Aufbau Ihres Notizbuchs
        2. Wozu dienen Unterseiten?
        3. Notizbuch vs. Abschnitt
        4. Entwickeln Sie eine Struktur für Ihr Notizbuch
        5. Notizbücher mit anderen teilen
      2. Mit Abschnitten, Notizbüchern und Seiten arbeiten
        1. So erstellen Sie neue Abschnitte
        2. So erstellen Sie neue Seiten und Unterseiten
        3. So navigieren Sie durch Abschnitte und Notizbücher
        4. So schlagen Sie gezielt Seiten und Unterseiten auf
        5. So verschieben/kopieren Sie eine Seite
      3. So füllen Sie Ihre Seiten
        1. Textfunktionen
        2. Bilder einfügen, verschieben und skalieren
        3. So fügen Sie Bildschirmfotos in OneNote ein
      4. Verwenden Sie Zeichenstifte, Textmarker und Farben
        1. So färben Sie eingegebenen Text
        2. So verwenden Sie Textmarker und Zeichenstifte
        3. So verankern Sie ein Bild als Hintergrund
        4. So fügen Sie Dokumente als Bilder ein
    4. Besprechungsmitschriften in OneNote
      1. Nutzen Sie Gliederungen zur Vorbereitung
        1. So erstellen Sie eine Gliederung
        2. So blenden Sie Ebenen ein bzw. aus und markieren Text auf einer bestimmten Ebene
        3. So erstellen Sie eine Tabelle in OneNote
      2. Behalten Sie Folgeaktivitäten und wichtige Infos im Blick
        1. So setzen und entfernen Sie Kategorien
        2. So passen Sie die verfügbaren Kategorien an
        3. So finden Sie per Kategorie gekennzeichnete Elemente schnell wieder
        4. Nutzen Sie die Volltextsuche
      3. Verknüpfen Sie Ihre Informationen und nutzen Sie Outlook und OneNote als Team
        1. So übergeben Sie Aufgaben an Outlook
        2. So erstellen Sie aus Outlook eine Kontakt-/Terminnotiz
        3. So exportieren Sie E-Mails
        4. So erstellen Sie Hyperlinks auf OneNote-Seiten/-Absätze
        5. So teilen Sie Ihre Notizen und Protokolle mit anderen
        6. So sehen Sie, wann Sie (bzw. ein anderer Bearbeiter) das aktuelle Element zuletzt bearbeitet haben
      4. Erstellen Sie Seitenvorlagen und Checklisten
        1. So erstellen Sie eine Vorlage
        2. So erstellen Sie eine neue Seite basierend auf einer Vorlage
    5. Ideen und Ziele stets präsent
      1. Verknüpfen Sie Dokumente mit Ihren Notizen
      2. »Druckmittel« – exportieren Sie Daten aus beliebigen Programmen
        1. So »drucken« Sie aus beliebigen Anwendungen nach OneNote
        2. Websites aus dem Webbrowser in OneNote speichern
      3. Lassen Sie zwischen den Zeilen lesen – OCR für Bilder
      4. Setzen Sie sich Ziele – nicht nur für Ihren Umsatz
        1. Setzen Sie Ziele mit der 3m-Regel: messbar, machbar, motivierend
      5. Erstellen Sie Ihren Masterplan
    6. Übungen
    7. Die wichtigsten Neuerungen in OneNote 2013
      1. Zeichnen per Finger
      2. Ganzseitenansicht
      3. Verbesserte Tabellen und Excel-Tabellen in OneNote
    8. Zusammenfassung
      1. Nutzen Sie Microsoft OneNote für elektronische Notizen
      2. Setzen Sie sich Ziele mit der 3m-Regel
      3. Planen Sie für Ihre Ziele grob die nächsten (Teil)-Schritte
      4. Legen Sie los. Jetzt!
  10. 7. »Irgendwann könnte ich ja mal anfangen« – Wie Sie von diesem Buch maximal profitieren
    1. Was nützen tolle Strategien und Techniken?
      1. Packen wir’s an!
    2. Wie Sie Ihre Zeit in den Griff bekommen
      1. So geht es weiter
      2. Die aktuelle Office-Version kostenlos testen
    3. Übernehmen Sie die Verantwortung – jetzt!
      1. Zeitmanagement ist Selbstdisziplin
      2. Entwickeln Sie Ihren persönlichen Aktionsplan
      3. Suchen Sie sich einen Sparringspartner
      4. Starten Sie sofort und bleiben Sie dran!
  11. A. Dank
  12. B. Zusätzliche Videolektionen im Web
  13. C. Literaturverzeichnis
    1. Bücher
    2. Newsletter
    3. Social Media
    4. Websites
  14. D.  
  15. E. Lothar Seiwert Zeitnah
    1. Der Keynote-Speaker für Zeit- und Lebensmanagement
  16. Stichwortverzeichnis
  17. Copyright