Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007

359

Kapitel 18

Abbildungen, Tabellen und andere

Objekte beschriften

In einer wissenschaftlichen Publikation gehört zu einer Illustration oder einem

anderen eingebundenen Objekt (im Folgenden kurz

Illustration genannt) immer

eine Unterschrift, die das Dargestellte kurz erläutert. Die Betonung liegt auf »kurz«.

Diese Beschriftung soll nummeriert sein und die Nummerierung kategorisiert

nach Art der Illustration, also z.B.

Abbildung 21, Tabelle 32, Diagramm 12 etc. Das

erleichtert, im Text auf die jeweils zugehörige Illustration hinzuweisen. Ist Ihr

Werk in Kapitel gegliedert, sollten Sie sich der üblichen kapitelweisen Nummerie-

rung anschließen, also z.B.

Formel 7.4 oder Bild 3-12.

Solche Unterschriften könnten Sie von Hand unter jede Illustration setzen, sinn-

voller ist es jedoch, die Beschriftungsfunktion von Word zu nutzen, die einige Vor-

teile bietet:

쐽 Die Nummerierung erfolgt kategoriengerecht automatisch und wird beim

Überarbeiten angepasst und fortgeschrieben.

쐽 Sie können mit der Verweisfunktion über die Beschriftungen auf Abbildungen,

Tabellen oder Formeln hinweisen; die Verweise beziehen sich auf die Beschrif-

tungen und werden beim Überarbeiten ebenfalls aktualisiert.

쐽 Aus den so standardisierten Beschriftungen lassen sich automatisierte Ver-

zeichnisse erstellen.

18.1 Beschriftung einfügen

Um einer Illustration eine Unter- oder Überschrift hinzuzufügen, gehen Sie wie

folgt vor:

1. Markieren Sie das zu beschriftende Objekt, eine Tabelle mit einem Klick auf .

2. Rechtsklick | B

ESCHRIFTUNG EINFÜGEN oder

V

ERWEISE | BESCHRIFTUNG EINFÜGEN.

3. Im darauffolgenden Dialog stellen Sie beim ersten Aufruf die Formatierung der

Beschriftung ein; bei weiteren Tabellenbeschriftungen können Sie sofort auf 

klicken.

4. Geben Sie den Text der Beschriftung ein.

Kapitel 18

Abbildungen, Tabellen und andere Objekte beschriften

360

In einem Dialog werden Sie aufgefordert, die Beschriftung einer Kategorie zuzu-

ordnen.

Abb. 18.1: Beschriftungsautomatik

Drei Kategorien sind vorgegeben: Abbildung, Formel und Tabelle, ggf. auch deren

englische Pendants. Mit N

EUE BEZEICHNUNG können Sie eigene Kategorien defi-

nieren. Auch diese selbst definierten Kategorien lassen sich für separate Verzeich-

nisse heranziehen. (Mehr zu Verzeichnissen in Kapitel 5.)

Ein Klick auf  fügt die Beschriftung ein, was je nach Textflussvariante unter-

schiedliche Auswirkungen hat.

Abb. 18.2: Vom Textfluss abhängige Beschriftungsformate

Wichtig

Um mit den Office-eigenen Zeichenwerkzeugen angefertigte Grafiken zu be-

schriften, müssen Sie nicht die Grafik, sondern

den Rahmen des Zeichenbereichs mar-

kieren. Nur dem Zeichenbereich kann eine Beschriftung zugewiesen werden.

Tipp

Es ist besser, den Beschriftungstext erst einzufügen, nachdem die automatische

Tabellennummer in den Text eingefügt wurde, denn das Dialogfeld B

ESCHRIF-

TUNG ist begrenzt, die Beschriftungszeile nicht.

18.1

Beschriftung einfügen

361

18.1.1 Beschriftung im Textfluss

Das abschließende  im Dialog BESCHRIFTUNG für eine Illustration, die MIT

TEXT IN ZEILE eingefügt wurde,

쐽 erstellt nach den Vorgaben einen neuen Absatz unterhalb bzw. oberhalb der Il-

lustration mit der Formatvorlage B

ESCHRIFTUNG,

쐽 fügt ein {SEQ}-Feld

128

ein und

쐽 wartet, dass Sie den Text für die Beschriftung ergänzen.

Unbemerkt erledigt die Beschriftungsautomatik noch eine nützliche Kleinigkeit:

Der Absatz, in dem die Illustration steht, erhält bei dieser Gelegenheit das Attribut

N

ICHT VOM NÄCHSTEN ABSATZ TRENNEN

129

, weil es ein typografischer Fehler wäre,

zwischen Illustration und Unterschrift einen Seitenumbruch zuzulassen.

18.1.2 Beschriftung umflossener Objekte

Haben Sie die Illustration per Textfluss-Einstellungen aus dem Zeilenverband

gelöst, legt die Beschriftungsautomatik ein Textfeld in gleicher Breite an, das die

Beschriftung enthält. Illustration und Beschriftung sind zwar am selben Absatz

verankert, damit sie beim Verschieben des Textes dessen Bewegungen gemeinsam

mitmachen, doch lassen sich beide Elemente unabhängig voneinander auf der

Seite bewegen.

128

siehe Abschnitt 21.2

129

siehe Abschnitt 9.7

Tipp

Hilfreich sind für solche Fälle Positionsrahmen (Abschnitt 1.5.1), in denen Sie

Illustration und Beschriftung gemeinsam unterbringen.

Wichtig

Der Positionsrahmen birgt noch einen weiteren Vorteil: Wenn Sie das Objekt

gleich in einen Positionsrahmen stellen und dann erst beschriften, wird die

Beschriftung nicht in ein Textfeld verpackt, sondern als Fließtext in den Posi-

tionsrahmen eingefügt.

Im Gegensatz zu Beschriftungen in Textfeldern bereiten sie in Positionsrahmen

für die Verzeichnisassistenten weniger Probleme. Unter anderem werden so

auch die Hyperlink-Eigenschaften des Abbildungsverzeichnisses beim PDF-

Export übernommen.

Kapitel 18

Abbildungen, Tabellen und andere Objekte beschriften

362

18.1.3 Bildunterschrift mit Quellenangaben

Bildunterschriften werden auch dafür genutzt, im Anschluss an die Beschreibung

urheberrechtliche Hinweise zur Bildherkunft anzubringen. Im Abbildungsver-

zeichnis stören diese jedoch. Da das Abbildungsverzeichnis auf die Formatvorlage

Beschriftung zugreift, brauchen Sie lediglich dem Quellenhinweis eine andere

Absatz-Formatvorlage zuzuweisen. Um dennoch Bildunterschrift und Quellen-

hinweis in einer Zeile unter dem Bild zu halten, wenden Sie folgenden Trick an:

Zunächst benötigen Sie eine weitere Formatvorlage, die mit

Beschriftung identisch ist.

1. S

TART | FORMATVORLAGEN 

2. N

EUE FORMATVORLAGE 

3. Wählen Sie in der Liste F

ORMATVORLAGE BASIERT AUF die Formatvorlage

Beschriftung.

4. Geben Sie der neuen Formatvorlage einen passenden Namen, z.B.

Beschriftung

ohne Eintrag

.

5. 

Diese Formatvorlage können Sie nun jederzeit zum Abtrennen der Quellenhin-

weise einsetzen:

1. Setzen Sie die Schreibmarke an den Beginn des Quellenhinweises und betäti-

gen Sie

(¢).

2. Formatieren Sie den Quellenhinweis mit der Formatvorlage

Beschriftung ohne

Eintrag

.

3. Setzen Sie die Schreibmarke in den Absatz davor (die tatsächliche Bildunter-

schrift) und betätigen Sie

(Strg)+(Alt)+(¢).

Die Absätze werden vereint, bei eingeschalteter Steuerzeichenanzeige erkennen

Sie eine versteckte Absatzmarke  zwischen Bildunterschrift und Quellenhinweis.

Ins Abbildungsverzeichnis wird nur der vordere, mit

Beschriftung formatierte Teil

aufgenommen.

Abb. 18.3: Nicht nur Quellenangaben, auch andere Zusätze zur Bildunterschrift gehören nicht

ins Abbildungsverzeichnis.