Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007

16.6

Illustrationen verknüpfen

335

Aus der Trickkiste: Wenn das Diagramm-Modul versagt

Bei manchen Geräte-Software-Konfigurationen kann es vorkommen, dass das Ein-

fügen von Diagrammen nach der Auswahl des Diagrammtyps abbricht. Sie begeg-

nen dem mit dem Erstellen eines leeren Ordners »Microsoft Office« in

C:\Programme\ und C:\Program Files (x68)\.

Diagramme importieren

Meist liegen die Diagramme bereits aus den vorbereitenden Arbeitsgängen in

einer Excel-Arbeitsmappe oder in einem anderen Programm vor. Der einfachste

Weg, sie im Text einzubinden, führt über die Zwischenablage, doch hier harren

einige Stolperfallen.

Markieren Sie das Diagramm in der Quellanwendung und kopieren Sie es mit

(Strg)+(C) in die Zwischenablage. Anschließend wechseln Sie zu Ihrem Doku-

ment und fügen die Tabelle mit

(Strg)+(V) oder START | EINFÜGEN (unten) dort

ein. Word stellt das Diagramm wie ein intern erzeugtes Diagramm in den Text.

Abb. 16.11: Einfüge-Varianten für Diagramme

Sowohl die Einfügeoptionen der Schaltfläche EINFÜGEN als auch das Einfüge-

Smarttag bieten Optionen zum Einfügen an.

16.6 Illustrationen verknüpfen

Um ein illustriertes Dokument klein zu halten, gibt es die Ausweichmöglichkeit,

die Objekte nicht einzubetten, sondern zu verknüpfen.

Die Verknüpfung hilft auch, das Aktualisieren zu erleichtern, indem Änderungen in

den externen Dateien auch im Word-Dokument unmittelbar berücksichtigt werden.

Vorsicht

Wenn Sie ein Excel-Diagramm in Ihr Word-Dokument einbetten, nehmen Sie

ungewollt die komplette Arbeitsmappe mit allen Tabellen mit. Sollten Sie vorha-

ben, die Word-Datei weiterzugeben, ohne dass der Empfänger die sonstigen

Tabellen sehen soll, greifen Sie unbedingt auf die sichere Methode des Einbet-

tens als Grafik zurück.

Kapitel 16

Bilder, Grafik und andere Illustrationen

336

In der Dateiauswahl von EINFÜGEN | ... finden Sie neben der Schaltfläche EINFÜ-

GEN ein Symbol , das eine Liste öffnet, in der Ihnen neben dem Einbetten auch

das Verknüpfen angeboten wird. Importieren Sie an dieser Stelle mit dem Befehl

M

IT DATEI VERKNÜPFEN, erstellt Word im Dokument einen Link auf die Datei, der

in der Layoutansicht den Dateiinhalt einblendet.

Zu Excel-Objekten bieten die Einfügeoptionen die Verknüpfung wie bei Tabellen

an, vgl. Abschnitt 15.5.

Eingebettet und verlinkt

Sodann beherrscht Word noch das kombinierte Einfügen, indem das Objekt ein-

gebettet und verlinkt wird. Diese Option hat den Vorteil, dass Sie das Dokument

ohne die verlinkten Illustrationen weitergeben können, weil sie ja zusätzlich ein-

gebettet wurden. Aktualisierungen sind beim Empfänger aber nicht möglich, weil

der nicht über die Originale verfügt, auf die die Links verweisen.

Auf Ihrem Rechner jedoch können Sie die Verknüpfungen jederzeit aktualisieren

und damit die eingebetteten Objekte durch die neuesten Versionen ersetzen.

Verknüpfungen bearbeiten und aktualisieren

Die verknüpften Dateien lassen sich je nach Wahl im Dialog VERKNÜPFUNGEN MIT

DATEIEN BEARBEITEN automatisch beim Öffnen oder manuell mit (F9) aktualisieren.

Haben Sie Dateien, die in einem Word-Dokument verknüpft sind, an eine andere

Stelle verschoben, brauchen nur die Pfade aktualisiert zu werden, ein erneutes

Einfügen ist nicht erforderlich:

Dort erfahren Sie aus der Typbezeichnung auch, wie Bilder in die Datei gelangt

sind:

쐽 Bei deutscher Schreibweise »Grafik« handelt es sich um per EINFÜGEN-Funk-

tion importierte Bilder.

쐽 Bei englischer Schreibweise »Graphic« sind die Bilder per Feldfunktion

{IncludePicture}  eingefügt.

Wichtig

Wenn ein Dokument mit Verknüpfungen weitergegeben werden soll, müssen

auch die Original-Objektdateien mitgeschickt werden, sonst sieht der Empfän-

ger nur Rahmen mit Fehlermeldungen.

  | V

ORBEREITEN | VERKNÜPFUNGEN MIT DATEIEN BEARBEITEN

 DATEI | INFORMATION | VERKNÜPFUNGEN MIT DATEIEN BEARBEITEN