Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007

Kapitel 24

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426

Sind Bildunterschriften (Beschriftungen, Kapitel 18) vorhanden, kann auf den

Alternativtext verzichtet werden.

Bei eingefügten Bildern setzt Word schon von sich aus den Dateinamen als Alter-

nativtext ein, doch der dürfte nichtssagend sein.

Alternativtext lässt sich in den F

ORMAT-Dialogen einfügen, zum Beispiel für eine

Illustration:

Abb. 24.1: Barrierefreiheitstest und Alternativtext-Eingabe

Seit Version 2010 bringt Word einen Test auf Barrierefreiheit mit, den Sie mit

D

ATEI | INFORMATIONEN | AUF PROBLEME ÜBERPRÜFEN | BARRIEREFREIHEIT ÜBER-

PRÜFEN starten.

Im Aufgabenbereich B

ARRIEREFREIHEITSPRÜFUNG werden Ihnen mit Zeilennum-

mern die Stellen benannt, die verbesserungsbedürftig erscheinen. Dazu gibt es

Hinweise, wie Sie diese Textstellen korrigieren können.

Leider funktioniert diese Prüfung nicht zuverlässig, aber als Anhaltspunkt für

grobe Schnitzer ist sie doch brauchbar.

24.2 Dokument als Word-Datei weitergeben

Als Word-Datei gespeicherte Dokumente können von anderen nur gelesen wer-

den, wenn auf deren Rechner Word oder ein anderes Programm, das Word-

 Rechtsklick auf die Illustration | G

RAFIK FORMATIEREN | Register

A

LTERNATIVTEXT

 Rechtsklick auf die Illustration | GRAFIK FORMATIEREN |  | Kategorie

A

LTERNATIVTEXT

24.2

Dokument als Word-Datei weitergeben

427

Dateien öffnen kann, installiert ist, zum Beispiel der Writer von Open Office oder

die Windows-Beigabe

WordPad.

Schriften einbetten?

Bei der Weitergabe von Word-Dokumenten sollten Sie bedenken, ob im Text Schrif-

ten verwendet wurden, die evtl. nicht auf dem Rechner des Empfängers vorhanden

sind. Windows (nicht Office!) substituiert fehlende Schriften durch vorhandene,

aber das geht in den seltensten Fällen gut und das Layout wird falsch dargestellt.

Im Zweifelsfall betten Sie solche Schriften in das Dokument ein, indem Sie im

S

PEICHERN-Dialog auf die Schaltfläche TOOLS klicken und dann die SPEICHEROP-

TIONEN öffnen. Daselbst finden Sie am unteren Rand die Option SCHRIFTARTEN IN

DATEI EINBETTEN mit zwei Ergänzungen.

Leider ist das Einbetten von Schriften mit zwei Handicaps verbunden:

쐽 Die eingebetteten Fontdateien schlagen sich in der Dateigröße nieder. Dies

lässt sich abmildern, indem Sie die Option N

UR IM DOKUMENT VERWENDETE

ZEICHEN EINBETTEN aktivieren.

쐽 Manche Schriftdesigner schützen ihre Produkte gegen das Einbetten. Ein Ein-

trag in den Metadaten der Fontdateien hindert Word am Einbetten.

Deshalb ist es besser, wenn Sie Standardschriften für Ihre Publikationen verwen-

den; noch besser ist natürlich die Weitergabe als PDF (Abschnitt 24.3).

24.2.1 Kompatibel speichern

Je nach Einstellung in den Speicheroptionen oder Auswahl unterhalb des Datei-

namensfelds speichert Word das Dokument mit einer bestimmten Dateiendung.

Üblich war die Endung

.doc bis Version 2003, ab Word 2007 .docx. Dies ist nicht

nur ein formaler Unterschied, sondern kennzeichnet zwei unterschiedliche Spei-

chertechniken. Deshalb können Sie mit Word 2003 oder älter keine Dateien der

neueren Versionen öffnen – es sei denn, Sie haben das Kompatibilitätspaket

(Compatibility Pack) installiert, das kostenlos im Microsoft Download Center ange-

boten wird.

Die Versionen ab Word 2007 können die älteren Dateien öffnen, arbeiten mit ihnen

aber im Kompatibilitätsmodus, was auch in der Kopfzeile angezeigt wird, z.B.

Kap_24.doc [Kompatibilitätsmodus] – Word

Neue Funktionen können in diesem Modus nicht ausgeführt werden. Schaltflä-

chen und Optionen bleiben ausgegraut; einige Registerkarten des Menübands

werden gar gegen abgespeckte Versionen ausgetauscht, die dem Funktionsum-

fang der alten Word-Versionen angepasst sind.

Kapitel 24

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428

Um dennoch die neuen Funktionen anzuwenden, ist das geöffnete Dokument in

das neue Dateiformat zu konvertieren.

Umgekehrt ist es natürlich auch möglich, ein Dokument im alten Format zu spei-

chern, um es Benutzern älterer Versionen ohne Kompatibilitätspaket zugänglich

zu machen. Dazu benutzen Sie im Dialog S

PEICHERN UNTER bei DATEITYP: WORD

97-2003-DOKUMENT (*.DOC).

In /D

ATEI | [WORD-]OPTIONEN | SPEICHERN | DATEIEN IN DIESEM FORMAT SPEI-

CHERN legen Sie fest, in welchem Format Word standardmäßig speichern soll.

24.2.2 Datei-Informationen (Metadaten)

Es ist erstaunlich, welche zusätzlichen Daten ein Office-Dokument speichert, dar-

unter auch persönliche Angaben, die Sie bei elektronischer Weitergabe eines

Dokuments vielleicht ungern mitschicken.

Die wesentlichen Metadaten zeigt Ihnen Word ab Version 2010 im Backstagebe-

reich I

NFORMATION an.

Sie können diese Informationen noch um weitere anreichern. Die Register

Z

USAMMENFASSUNG, INHALT und ANPASSEN im Dialog EIGENSCHAFTEN, den Sie

mit einem Klick auf  neben der Überschrift »Eigenschaften« öffnen, bieten dazu

reichlich Möglichkeiten.

153

  | KONVERTIEREN

 DATEI | INFORMATIONEN | KONVERTIEREN

Hinweis

Da auch zwischen Word 2007, 2010, 2013 und 2016 geringe Unterschiede im

Speicherverhalten bestehen, öffnen die jeweils neueren Versionen mit Vorversio-

nen erstellte Dateien ebenfalls im Kompatibilitätsmodus, der allerdings spezi-

fisch auf die jeweiligen Unterschiede abgestellt ist.

Hinweis

In einer leeren Word-Datei ist in den Eigenschaften bereits mindestens Ihr Auto-

renname erfasst.

153

In Word 2010 bedarf es noch eines Zwischenschritts: weil nach Klick auf die Überschrift zwi-

schen D

OKUMENTBEREICH ANZEIGEN (redundante Darstellung wie in 2007) und ERWEITERTE

E

IGENSCHAFTEN (zum Dialog) entschieden werden muss.