Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007

23.6

Online-Zusammenarbeit (ab Office 2010)

421

In den Prüfeinstellungen aktivieren Sie DOKUMENTEIGENSCHAFTEN UND PERSÖNLI-

CHE INFORMATIONEN und klicken dann auf PRÜFEN.

Nach Durchlauf der Prüfroutine klicken Sie auf A

LLE ENTFERNEN.

Nach dem Speichern und Wiederöffnen des Dokuments sind alle Änderungen

noch erhalten, aber ohne Namensangaben.

23.6 Online-Zusammenarbeit (ab Office 2010)

Seit Office 2010 können Dateien in einem Netzwerk (OneDrive oder SharePoint)

parallel von mehreren Nutzern bearbeitet werden. Wer Zugriff auf die hochgela-

dene Datei hat, benötigt nicht unbedingt Word auf dem eigenen Rechner, um die

Präsentation zu bearbeiten.

Word Online steht beim Zugriff auf den Server zur Ver-

fügung und lässt einige Bearbeitungen zu. Die volle Bearbeitungsbandbreite ist

aber nur mit einer eigenen Word-Installation gegeben.

Für den vollen Funktionsumfang benötigen Sie auf dem Bearbeitungsrechner

entweder eine Word-Installation oder eine temporäre Online-Aktivierung mittels

Office 365; dann startet I

N WORD ÖFFNEN die lokale Word-Instanz mit dieser

Datei.

Abb. 23.10: Oberfläche von Word Online nach dem Öffnen

Sollten Sie die Datei bereits in die Bearbeitungsansicht von Word Online umge-

schaltet haben, lässt sich dort mit I

N WORD ÖFFNEN jederzeit noch auf das Bearbei-

ten in der Vollversion umschalten.

Kapitel 23

Überarbeiten und Workflow

422

23.6.1 Dokument auf dem Server speichern

Sie können Ihre Dateien natürlich wie gewohnt mit dem Explorer in die Cloud

kopieren, es geht aber auch direkt aus Word heraus, denn die eingebundenen Ser-

ver- und Cloud-Laufwerke werden beim Speichervorgang in Word angeboten.

Word 2010 verfügt mit D

ATEI | SPEICHERN UND SENDEN | IM WEB SPEICHERN über

eine besondere Funktion für diesen Vorgang.

Darüber hinaus ist die Speicherung eines Dokuments im Freigeben-Prozess inte-

griert. Damit können Sie sich diesen Schritt sparen und gleich mit Abschnitt

23.6.2 beginnen.

23.6.2 Dokument freigeben

Egal ob Sie ein in Word geöffnetes Dokument bereits in der Cloud oder auf dem

Server gespeichert haben oder nicht, lässt sich dieses für andere Personen frei-

schalten. Sofern es noch nicht gespeichert ist, werden Sie im Verlauf des Freigabe-

Vorgangs dazu aufgefordert.

1.  D

ATEI | SPEICHERN UND SENDEN | PER E-MAIL SENDEN | EINEN LINK SENDEN

 DATEIFREIGEBENPERSONEN EINLADEN

 Schaltfläche F

REIGEBEN oben rechts über dem Menüband

2. Tragen Sie Mail-Adressen und Hinweise an die Empfänger ein und legen Sie

fest, welche Zugriffsrechte der Empfänger haben soll.

3. F

REIGEBEN

Die Empfänger erhalten vom Server eine Mail per Outlook mit dem Zugangslink.

Bis Word 2013 bedingt das, dass Sie einen Outlook-Account besitzen. Erst mit

Word 2016 ist diese Bedingung entfallen, bringt jedoch ein neues Handicap mit:

Word generiert automatisch eine kryptische Absenderangabe, die mit hoher

Wahrscheinlichkeit im Spam-Ordner des Empfängers landet.

Abb. 23.11: Dringender Spam-Verdacht bei harmloser Einladung dank kryptischen Absenders

Workaround

Alternativ können Sie ab Word 2013 eine zum Cloud-Speicherort führende URL

abrufen und diese via Zwischenablage aus einem Mailclient heraus in einer per-

sönlichen Mail verschicken.