Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007

23.4

Bearbeitungsmöglichkeiten einschränken

417

23.4 Bearbeitungsmöglichkeiten einschränken

Sofern Sie erwarten, dass nichts geändert oder eingebessert, sondern nur lesend

geprüft wird, verwenden Sie die Aufforderung für den schreibgeschützten Modus,

die Sie wie folgt beim Speichern einschalten:

1. Im S

PEICHERN UNTER-Dialog klicken Sie auf die Schaltfläche TOOLS links neben

S

PEICHERN, in der aufklappenden Auswahl dann auf ALLGEMEINE OPTIONEN.

2. Aktivieren Sie im Dialog A

LLGEMEINE OPTIONEN die Option SCHREIBSCHUTZ

EMPFEHLEN

.

Beim Öffnen einer so markierten Datei bietet Word an, diese im schreibgeschütz-

ten Modus zu öffnen.

Abb. 23.7: Der Leser darf über den Schutz entscheiden.

NEIN sorgt dafür, dass das Dokument ohne Einschränkung bearbeitet und gespei-

chert werden kann.

J

A dagegen bewirkt, dass zwar geändert werden darf, jedoch lässt sich das Doku-

ment nicht zurückspeichern, sondern muss unter anderem Namen oder in einem

anderen Ordner gespeichert werden. Der Schreibschutz-Modus wird in der Titel-

zeile durch den Hinweis »[Schreibgeschützt]« angezeigt.

Word 2016 geht noch einen Schritt weiter und öffnet das Dokument beim J

A

zunächst im Lesemodus.

23.4.1 Bearbeitung einschränken

Wollen Sie vor der Weitergabe einer zu überprüfenden Datei die Kompetenzen des

Korrektors auf bestimmte Möglichkeiten eingrenzen, empfiehlt sich die Schutz-

funktion:

 Ü

BERPRÜFEN | DOKUMENT SCHÜTZEN | FORMATIERUNG UND BEARBEI-

TUNG EINSCHRÄNKEN

 Ü

BERPRÜFEN | BEARBEITUNG EINSCHR.

Kapitel 23

Überarbeiten und Workflow

418

In allen Versionen erscheint daraufhin rechts der Aufgabenbereich [FORMATIERUNG

UND

] BEARBEITUNG EINSCHRÄNKEN:

Abb. 23.8: Nur bestimmte Bearbeitungen zulassen und Teile des Dokuments schützen

Die erste Beschränkungsrubrik FORMATIERUNGSEINSCHRÄNKUNGEN grenzt die

verfügbaren Formatvorlagen ein. Sie dient vornehmlich der Wahrung einer Corpo-

rate Identity.

In den Bearbeitungseinschränkungen geht es um Änderungen am Inhalt, wobei

K

EINE ÄNDERUNGEN gleichbedeutend ist mit einer Beschränkung auf das schreib-

geschützte Lesen des Dokuments.

Das Zulassen von Ü

BERARBEITUNGEN oder KOMMENTAREN erlaubt dem Korrektor

nur diese Arbeiten im Überarbeitungsmodus.

23.4.2 Dokument teilweise schützen

Wenn Sie im Aufgabenbereich [FORMATIERUNG UND] BEARBEITUNG EINSCHRÄNKEN

unter 2. die totale Beschränkung KEINE ÄNDERUNGEN (SCHREIBGESCHÜTZT) einge-

stellt haben, lässt dieser Schutz Ausnahmen zu.

1. Markieren Sie jene Teile des Textes, die vom Schutz ausgenommen werden sol-

len.

2. Aktivieren Sie J

EDER

oder

tragen Sie in das mit W

EITERE BENUTZER zu öffnende Feld die Office-Anmelde-

namen der Berechtigten ein.

Die so freigegebenen Textbereiche werden durch übergroße graue eckige Klam-

mern gekennzeichnet, ähnlich einer Textmarke.

23.4

Bearbeitungsmöglichkeiten einschränken

419

Abb. 23.9: Teilbereiche schützen: links die Einstellungen bei Vollschutz, Mitte bei

abschnittsweisem Formularschutz, rechts Bearbeitungshinweise beim Öffnen

eines geschützten Dokuments

Abschnittsweise schützen

Ein Feature, das eigentlich dem Formularschutz dient, besitzt einen interessanten

Nebeneffekt, denn dieser Schutz lässt sich auf bestimmte Abschnitte eines Doku-

ments begrenzen.

1. Unterteilen Sie Ihr Dokument in Abschnitte, die bearbeitet werden dürfen,

und solche, die nicht bearbeitet werden dürfen.

2. Legen Sie unter Nr. 2 im Aufgabenbereich [F

ORMATIERUNG UND] BEARBEITUNG

EINSCHRÄNKEN

einen Formularschutz auf das Dokument und bestimmen Sie

nach einem Klick auf A

BSCHNITTE AUSWÄHLEN die änderbaren und geschützten

Abschnitte. Diese Funktion steht nur im Formularschutz zur Verfügung.

Ob in den geschützten Abschnitten Formularfelder existieren oder nicht, ist uner-

heblich. Sind keine vorhanden, lässt sich in einem Abschnitt mit Formularschutz

konsequenterweise überhaupt nichts ändern.

23.4.3 Überarbeitungsmodus erzwingen

Um zu verhindern, dass es bei den Überarbeitungen zu unprotokollierten Ände-

rungen kommt, lässt sich der Modus Ä

NDERUNGEN NACHVERFOLGEN erzwingen.

Dazu wählen Sie in der Liste unter Nr. 2 des Dialogs [F

ORMATIERUNG UND] BEAR-

BEITUNG EINSCHRÄNKEN die Einstellung ÜBERARBEITUNGEN aus. Dadurch wird die

Nachverfolgung dauernd eingeschaltet und die einschlägigen Schaltflächen sowie

Kontextmenüfunktionen werden ausgegraut.

Ab Word 2013 gibt es auf diese Schutzfunktion einen noch schnelleren Zugriff:

Die untere Hälfte der Schaltfläche Ä

NDERUNGEN NACHVERFOLGEN öffnet den

Zugriff auf die Funktion N

ACHVERFOLGUNG SPERREN, die mit einem Mausklick

dieselbe Wirkung hat und sofort zur Kennwortvergabe durchstartet.