Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007

23.2

Umgang mit Korrekturen

413

23.2 Umgang mit Korrekturen

Sie erhalten Ihr Dokument nach der Korrektur oder aus dem Workflow zurück

und finden darin Änderungen und Kommentare. Es ist an Ihnen, zu entscheiden,

ob die Änderungen übernommen oder verworfen werden. Das ursprüngliche

Dokument, wie Sie es abgesandt haben, existiert weiter.

23.2.1 Korrektur-Ansichten

Sie können die ursprüngliche Fassung, die Änderungen oder auch die komplett

geänderte Fassung betrachten, indem Sie in der Registerkarte Ü

BERPRÜFEN die

Auswahlliste mit den eigenartigen, in Tabelle 23.1 erläuterten Einträgen aufklap-

pen. Am Text verändern Sie mit diesen Einstellungen nichts, sondern entscheiden

nur, welche Änderungen wie angezeigt werden.

149

Vorsicht beim Drucken mit Sprechblasen

Das Dokument wird ohne Formatänderung um die Sprechblasenspalte erweitert.

Beim Druck wird der Text verkleinert, wenn eine aktive Sprechblasenspalte vor-

handen ist. In den Nachverfolgungsoptionen (Abbildung 23.4) lässt sich ein For-

matwechsel auf Querformat einstellen, um die Verkleinerung zu vermeiden.

  

Darstellung

Endgültige

Version enthält

Markups

Abgeschlossen:

Markups anzei-

gen

Markup: alle Änderungen durchgeführt,

Inline-Überarbeitungen mar-

kiert, Sprechblasen sichtbar

Einfaches

Markup

Änderungen durchgeführt,

nur Randmarkierungen

Endgültig Abgeschlossen Markup: keine So sähe das Dokument aus,

wenn Sie alle Änderungen

annehmen.

Originalversion

enthält Markups

Original: Mar-

kups anzeigen

siehe Fußnote Änderungen nicht durch-

geführt, Inline-Überarbeitun-

gen markiert, Sprechblasen

sichtbar

Original Original Original

149

Ansicht der ursprünglichen

Fassung vor der Überarbei-

tung

Tabelle 23.1: Ansichten der Überarbeitungen

149

Die Einstellung ORIGINAL: MARKUPS ANZEIGEN fehlt ab Word 2013, ist aber mit MENÜBAND

ANPASSEN nachrüstbar.

Kapitel 23

Überarbeiten und Workflow

414

Weitere Ansichtsvarianten finden Sie in MARKUP ANZEIGEN. Hier lassen sich ein-

zelne Überarbeitungselemente ausblenden.

Ab Word 2013 lässt sich die Ansicht auch durch einen Mausklick auf die Randmar-

kierung zwischen M

ARKUP: ALLE und EINFACHES MARKUP wechseln.

Die angezeigten Überarbeitungen lassen sich selektieren nach Kommentaren,

Freihand[anmerkungen], Einfügungen und Löschungen, Formatierungen und

nach Bearbeitern.

Das schöne Wort »Markupbereichshervorhebung« in dieser Liste in Word 2007/

2010 bedeutet nichts weiter, als dass damit das Marginal mit den Sprechblasen

grau unterlegt wird.

Das Überarbeitungsfenster

Mit

öffnen Sie ein zusätzliches Fenster, in dem alle Änderungen und Kommentare

ohne Kontext aufgelistet sind. Sie springen gezielt zu den Überarbeitungspositio-

nen, wenn Sie diese im Überarbeitungsfenster anklicken; der Text im Hauptfens-

ter macht diesen Sprung automatisch mit.

Mit der Schaltfläche  neben Ü

BERARBEITUNGSFENSTER/-BEREICH entscheiden Sie,

ob das Überarbeitungsfenster neben oder unter dem Hauptfenster erscheint.

23.2.2 Korrekturen bewerten

In der Registerkarte ÜBERPRÜFEN gibt es Schaltflächen für das ANNEHMEN oder

A

BLEHNEN von Korrekturen und zum Springen zur nächsten überarbeiteten Text-

stelle; sie sind in allen Versionen geteilt: Ein Klick auf den linken/oberen Teil

nimmt die Änderung des markierten Textes oder an der Schreibmarkenposition

an oder lehnt sie ab. Ein Klick auf den unteren Teil bietet erweiterte Funktionen

und vor allem die bequeme Annehmen/Ablehnen-Funktion mit sofort anschlie-

ßendem Sprung zur nächsten Überarbeitungsposition.

Hinweis

Sofern Sie Positionsrahmen in Ihrem Dokument verwenden, kann es beim

Umschalten der Markup-Ansichten zu eigenartigen Darstellungsfehlern kom-

men, zum Glück ohne Auswirkungen auf die Korrekturen.

 Ü

BERPRÜFEN | ÜBERARBEITUNGSFENSTER

 ÜBERPRÜFEN | ÜBERARBEITUNGSBEREICH

23.2

Umgang mit Korrekturen

415

Die Kontextmenüs erlauben Ihnen dieselben Funktionen wie die oberen Hälften

dieser beiden Schaltflächen »vor Ort« und sparen Mauskilometer.

Aus der Trickkiste: Bestimmte Überarbeitungen schnell annehmen oder ablehnen

Der Überarbeitungsmodus ist leider etwas übereifrig. Manche Überarbeitungen

haben Folgewirkungen, die ebenfalls protokolliert werden, was zu einem erhöhten

Aufwand beim Prüfen der Änderungen führt. Wie diese Änderungen ökonomisch

nachgearbeitet werden können, sei am Beispiel von Bildunterschriften beschrieben:

Wird eine beschriftete Abbildung gelöscht, eingefügt oder ausgetauscht, ist das der

Anlass zum Fortschreiben der Beschriftungsnummerierungen.

Abb. 23.5: Überflüssiger Korrekturvermerk

Diese völlig unnütze Änderungsnotiz zieht sich durch das gesamte folgende

Dokument.

1. Markieren Sie die Bildunterschrift.

2.  Kontextmenü: F

ORMATVORLAGEN | TEXT MIT ÄHNLICHER FORMATIERUNG

MARKIEREN

 START | Gruppe Bearbeiten: MARKIEREN | TEXT MIT ÄHNLICHER FORMATIE-

RUNG MARKIEREN

3. ÜBERPRÜFEN | ANNEHMEN (unten) | DIESE ÄNDERUNG ANNEHMEN

Da sich der Befehl DIESE ÄNDERUNG ANNEHMEN auf alle markierten Texte bezieht,

werden alle Überarbeitungsvermerke in Bildunterschriften und anderen mit der-

selben Formatvorlage gestalteten Objektunterschriften getilgt.

23.2.3 Kommentare bearbeiten

Kommentare lassen sich nur vom Autor des Dokuments und vom jeweiligen Kom-

mentarverfasser ändern. Alle anderen Bearbeiter dürfen Kommentare gegenkom-

mentieren, indem sie das Symbol  anklicken.

Gelöscht werden Kommentare nur mit der Funktion K

OMMENTAR LÖSCHEN im

Kontextmenü.

Dabei ist die Position der Schreibmarke in der Kommentarblase zu beachten:

쐽 Steht die Schreibmarke im primären Kommentar, bewirkt KOMMENTAR LÖ-

SCHEN die Löschung der gesamten Kommentarblase.

쐽 Steht die Schreibmarke in einem Gegenkommentar, wird nur dieser gelöscht.