Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007

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Kapitel 23

Überarbeiten und Workflow

Wenn Sie Ihre Ausarbeitung beendet haben oder auch schon während der Erstel-

lungsphase, werden Sie sicher den einen oder anderen Menschen, Betreuer, Kolle-

gen, Lektor, Doktorvater etc. am Fortschritt beteiligen oder um kritische Durchsicht

bitten. Damit diese hilfreichen Personen unmittelbar in Ihr Dokument hinein-

arbeiten können, andererseits aber die Änderungen auch für Sie im Rücklauf gut

erkennbar sind, gibt es in Word den

Überarbeitungsmodus.

Schriften einbetten?

Bei der Weitergabe von Word-Dokumenten sollten Sie bedenken, ob im Text

Schriften verwendet wurden, die evtl. nicht auf dem Rechner des Empfängers vor-

handen sind, weshalb das Dokument dort falsch dargestellt wird. Im S

PEICHERN-

Dialog lassen sich solche Schriften in das Dokument einbetten mit T

OOLS | SPEI-

CHEROPTIONEN | SCHRIFTARTEN IN DATEI EINBETTEN.

145

23.1 Der Überarbeitungsmodus

Um die Überarbeitungen zu dokumentieren, starten Sie den Überarbeitungs-

modus mit Ü

BERPRÜFEN | ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN (oben) oder per Tastatur

mit

(Strg)+(ª)+(E).

Hinweis

Dieser Modus sorgt gelegentlich für Panikreaktionen bei Anwendern, die verse-

hentlich

(Strg)+(ª)+(E) gedrückt haben und nicht wissen, warum sie plötzlich

bunt und unterstrichen weiterschreiben – die Hilfeforen sind voll von entspre-

chenden Fragen. Darum hier der Hinweis: Erneut

(Strg)+(ª)+(E) gedrückt, und

der Spuk hat ein Ende.

145

Beachten Sie zum Schriften-Einbetten bitte die Hinweise in Abschnitt 24.2.

Kapitel 23

Überarbeiten und Workflow

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Abb. 23.1: Überarbeitungswerkzeuge

In der Gruppe NACHVERFOLGUNG differieren die Funktions- und Optionsnamen

versionsabhängig; in den folgenden Erläuterungen wird darauf eingegangen.

Die Freihand-Werkzeuge stehen nur dann zur Verfügung, wenn ein entsprechen-

des Eingabemedium (Grafiktablett, Touchscreen) vorhanden ist.

Sobald Sie im Überarbeitungsmodus etwas verändern, wird diese Änderung nicht

einfach vollzogen, sondern protokolliert. Dazu gibt es folgende Modi:

23.1.1 Inline-Modus

쐽 Textlö schungen werden nicht vollzogen, sondern durch Einfärbung und Durch-

streichen des Textes gekennzeichnet.

쐽 Texteinfügungen werden durch Einfärbung und Unterstreichung gekenn-

zeichnet.

쐽 In beiden Fällen zeigt ein senkrechter Strich am Absatzrand an, dass etwas ge-

ändert wurde.

23.1.2 Sprechblasen-Modus

쐽 Textlöschungen und Texteinfügungen werden vollzogen und in einer Sprech-

blase am Seitenrand protokolliert. In beiden Fällen zeigt ein senkrechter Strich

am Absatzrand an, dass etwas geändert wurde.

쐽 Beim Überstreichen einer überarbeiteten Textstelle mit dem Mauszeiger wird

zusätzlich ein Info-Fenster mit Angabe der Überarbeitungen eingeblendet, wie

in Abbildung 23.2 am mittleren Beispiel zu sehen. Da diese Information bei

größeren Änderungen stören kann, lässt sie sich abschalten durch Deaktivie-

ren der Option /D

ATEI | [WORD-]OPTIONEN | ANZEIGE | DOKUMENT-QUICK-

I

NFOS BEIM DARAUFZEIGEN ANZEIGEN.

Wie die Überarbeitungen ausgewiesen werden, können Sie frei wählen, auch ge-

mischt, zum Beispiel

Inline für Textänderungen und Sprechblasen für Formatände-

rungen

146

. Dafür dienen die Einstellungen unter:

146

Das ist die meistgenutzte Kombination.

 SPRECHBLASEN,

 M

ARKUP ANZEIGEN | SPRECHBLASEN

23.1

Der Überarbeitungsmodus

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Abb. 23.2: Darstellungsmodi für Überarbeitungen

Abb. 23.3: Weitere Einstellmöglichkeiten

Zur Unterscheidung werden durch die Voreinstellung Nach Autor

147

aufeinander-

folgende Korrekturen unterschiedlicher Bearbeiter mit unterschiedlichen Farben

gekennzeichnet. Zum Einstellen von Farben und sonstigen Details dienen die

Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen, die Sie mit

öffnen.

148

147

Leider ist die diesbezügliche Einstellung seit jeher falsch verbalisiert: Die Farbwahl »Nach

Autor« meint »Nach Korrektor«.

 ÄNDERUNGEN NACHVERFOLGEN (unten) | OPTIONEN ZUM NACHVERFOL-

GEN VON ÄNDERUNGEN ÄNDERN,

 Gruppe N

ACHVERFOLGUNG  | ERWEITERTE OPTIONEN

148

Die »Ökonomie« der Dialoggestaltung durch Verzicht auf Zwischenüberschriften schadet in

Word 2016 der Verständlichkeit. Die Gegenüberstellung mit dem alten Dialog (Abbildung 23.4)

kann bei der Orientierung helfen.

Kapitel 23

Überarbeiten und Workflow

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Abb. 23.4: Persönliche Überarbeiter-Einstellungen (rechts Word 2016)

23.1.3 Kommentieren

Neben den Korrekturen gibt es den KOMMENTAR, der als Sprechblase am rechten

oder linken Seitenrand angefügt wird, per Tastatur mit

(Strg)+(Alt)+(K).

Von der Sprechblase führt eine gestrichelte Linie zur Position der Textmarke zum

Zeitpunkt des Einfügens des Kommentars. Sie können vor dem Einfügen eine

Textpassage markieren; diese wird eingeklammert und farbig hinterlegt. Die Ver-

bindungslinie lässt sich in den Nachverfolgungsoptionen (Abbildung 23.4) ab-

schalten.

Ist für die Sprechblasen die Option A

LLE ÄNDERUNGEN INLINE ANZEIGEN gesetzt,

hat das auch Auswirkungen auf die Darstellung der Kommentare. Auf sie wird

lediglich mit dem Bearbeiterkürzel in eckigen Klammern an der kommentierten

Stelle im Text hingewiesen. Der Kommentar wird beim Mouseover als Quickhelp

eingeblendet.

Ab Word 2013 haben Sie eine zusätzliche Option für die Anzeige von Kommenta-

ren: Ist die Nachverfolgungsanzeige auf E

INFACHES MARKUP gesetzt, bestimmen

Sie mit der Schaltfläche K

OMMENTARE ANZEIGEN, ob die Kommentare im Marginal

angezeigt werden oder ob dafür nur ein Sprechblasensymbol  am Textrand

erscheint.