Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007

Kapitel 22

Dokumente verwalten

406

1. Ersetzen Sie die Dateiendung .docx durch .zip.

2. Öffnen Sie das Archiv durch Doppelklick.

3. Suchen Sie im Ordner

\word die Datei document.xml und kopieren Sie sie auf

den Desktop.

4. Ersetzen Sie die Dateiendung

.xml durch .html, dann können Sie evtl. den Text

mit einem Browser lesen und herauskopieren.

5. Eingebettete Illustrationen finden Sie im Ordner

\media.

22.3Längere Arbeiten auf mehrere Dateien verteilen

Word kann Dateien von maximal 32 MB Größe verarbeiten, sofern darin nur Text

ist. Sind Objekte und Grafiken enthalten, erhöht sich die Grenze um 480 MB für

diese Einbettungen auf 512 MB – die 32 MB für Text dürfen dennoch nicht über-

schritten werden. Wenn Word beim Starten eine Fehlermeldung bringt, dass die

Datei zu groß sei, bezieht sich das fast ausschließlich auf eingebettete Objekte,

vornehmlich falsch importierte und unkomprimierte Bilder. Wie Sie damit umge-

hen, ist in Abschnitt 16.2 beschrieben.

Sobald eine Datei größere Dimensionen annimmt, wird sie auch unhandlich –

besonders, wenn Objekte eingebettet sind. Lange Lade- und Speicherzeiten, Verzö-

gerungen beim Blättern etc. können dann die Arbeit behindern.

Profis schwören deshalb auf disloziertes Arbeiten mit je einer Datei pro Kapitel.

Damit beheben Sie die Performance-Probleme, handeln sich aber dafür neue Prob-

leme bei der Paginierung, bei Querverweisen und bei der Verzeichniserstellung ein.

Um auf mehrere Dateien verteilte Texte dennoch gemeinsam handhaben zu kön-

nen, gibt es in Word das Instrument der Zentral- und Filialdokumente. Diese

Dokumentform bearbeiten Sie in der Gliederungsansicht: A

NSICHT | GLIEDERUNG.

Abb. 22.6: Werkzeuge zur Dateizusammenführung

Vorsicht

Arbeiten Sie nie mit den Originaldateien! Word greift beim Zusammenführen in

die Dokumente ein, nimmt kleine Veränderungen vor, die sich im Nachhinein

zumindest als störend erweisen können.

Kopieren Sie alle Dokumente, aus denen Sie ein Zentraldokument erstellen

möchten, in einen eigens dafür erstellten Ordner.

22.3

Längere Arbeiten auf mehrere Dateien verteilen

407

Sie fügen mit EINFÜGEN vorhandene andere Dateien in das Sammeldokument ein.

Jedes eingefügte Dokument wird durch einen Rahmen begrenzt.

Achten Sie beim Hinzufügen weiterer Dokumente darauf, dass die Schreibmarke

außerhalb des Rahmens eines Filialdokuments steht, sonst wird das neue Doku-

ment nicht anschließend, sondern in einem der anderen Dokumente eingefügt.

Word nummeriert im Zentraldokument alle nicht kapitelbezogenen Nummerie-

rungen, insbesondere die Seiten konsequent durch. Solche Sammeldokumente

können Sie auch exportieren und drucken.

Dem versehentlichen Ändern eines Filialdokuments lässt sich vorbeugen, indem

Sie in der Gliederungsansicht die Schreibmarke in das Filialdokument stellen und

D

OKUMENT SPERREN aktivieren. Die Sperre wird durch ein zusätzliches Symbol 

am Beginn des eingefügten Dokuments signalisiert.

Diese Sperre hat allerdings nur Auswirkungen auf Änderungen durch den Benut-

zer. Von der Software beim Zusammenführen vorgenommene Änderungen stö-

ren sich nicht an diesem Schloss.

Filialdokumente zusammenfassen

Um aus Zentral- und Filialdokumenten eine Datei zu erstellen, markieren Sie in der

Gliederungsansicht

die in das neue Gesamtdokument einzubeziehenden Dateien

und wählen anschließend V

ERKNÜPFUNG AUFHEBEN. (Keine Sorge, diese Funktion

bewirkt das Gegenteil von dem, was ihre Bezeichnung vermittelt.) Alle markierten

Filialdokumente werden im Hauptdokument vereint.

Alternative Methode

Wenn Ihnen die Verwendung von Filialdokumenten zu riskant ist, lassen sich

mehrere Dokumente auch mit einer Feldfunktion zusammenführen.

Tipp

Achten Sie darauf, dass an den Enden der Einzelkapitel Abschnittswechsel einge-

fügt werden, um die neuen Kapitel immer auf ungeraden Seiten beginnen zu

lassen.

Vorsicht

Zentraldokumente sind ein Hilfsmittel für das Zusammenführen fertiger Teile

eines Werkes. Arbeiten Sie nicht aus dem Sammeldokument heraus in den Fili-

aldokumenten! Das kann zu seltsamen Phänomenen führen.

Kapitel 22

Dokumente verwalten

408

EINFÜGEN | SCHNELLBAUSTEINE | FELD | INCLUDETEXT

öffnet einen Dialog, in dem der Dateiname

mit Pfad einzutragen ist.

144

Von Hand eingegeben, lautet die Syntax dieses Feldes z.B.



INCLUDETEXT "C:\\Users\\(Benutzername)\\Thesis\\Kap3.docx" \*

MERGEFORMAT

So einbezogene Dokumente lassen sich auch partiell einbinden, wenn Sie im

Quelldokument eine Textmarke gesetzt haben und nach dem Dateinamen in der

Formel den Namen der Textmarke angeben, also z.B.



INCLUDETEXT "C:\\Users\\(Benutzername)\\Thesis\\Kap3.docx" Auszug

\* MERGEFORMAT

144

Eine relative Adressierung wie bei {IncludePicture} funktioniert hier nicht.



