Praxiswissen SharePoint (O'Reillys Basics)

This is the Title of the Book, eMatter Edition

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-> also: manuell auf den Arbeitsseiten ziehen!!!

Erstellen auf den

Arbeitsseiten

(siehe Muster)

Kapitel 6

KAPITEL 6

Dokumentbibliotheken

mit Word verwenden

Abgesehen von Listen stellt Word die gleichen SharePoint-Funktionen zur Verfügung

wie Excel. Das Erstellen von Arbeitsbereichen und das Hinzufügen von Dokumenten,

Mitgliedern, Benachrichtigungen und Aufgaben über den Aufgabenbereich Freigege-

bener Arbeitsbereich funktionieren in Word, Excel und PowerPoint sogar identisch.

Allerdings werden Sie einige SharePoint-Features wohl eher in Word als in Excel

einsetzen. Besonders Dokumentbibliotheken sind von entscheidender Bedeutung.

Dieses Kapitel zeigt Ihnen, wie Sie Dokumentbibliotheken einsetzen können, um

Word-Dokumente zu erstellen, zu organisieren, zu korrigieren und zu akzeptieren

oder zurückzuweisen.

Denken Sie daran, dass Sie Dokumentbibliotheken für Dokumente

aller Art (Excel, PowerPoint, Webseiten usw.) verwenden können,

aber es ist schwierig, die Behandlung dieses Thema zu sehr zu verall-

gemeinern. Ich hoffe, Sie finden diesen praktischen Ansatz sinnvoll

und können ihn auch auf andere Anwendungen übertragen.

Bibliotheken verstehen

Bibliotheken organisieren Inhalte in einer Website. Technisch gesehen, sind sie eine

bestimmte Art von Liste mit folgenden wichtigen Eigenschaften:

• Vorlagen zum Erstellen neuer Dokumente.

• Ein Status-Feld, das angibt, ob das Dokument genehmigt oder zurückgewiesen

wurde.

In diesem Kapitel:

• Bibliotheken verstehen

• Zu einer Bibliothek hinzufügen

• Neue Dokumente erstellen

• Dokumenteigenschaften

• Die Bibliotheksvorlage ändern

• Mit Bibliotheken verknüpfen

• Korrekturen privat durchführen

• Verknüpfen und Veröffentlichen

• Über ein Dokument diskutieren

• Veröffentlichung per E-Mail

• Dokumente genehmigen oder

zurückweisen

• Auf Ereignisse reagieren

• Nach Dokumenten suchen

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Kapitel 6: Dokumentbibliotheken mit Word verwenden

Links

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• Speichermöglichkeiten für frühere Versionen von Dokumenten.

• Die Möglichkeit, Dokumente durch Aus- und Einchecken zu reservieren.

• Synchronisation von Listenspalten durch Eigenschaften, die im Dokument

gespeichert sind.

Die meisten Arten von SharePoint-Websites enthalten die Bibliothek Freigegebene

Dokumente, wenn sie erstellt werden. Sie können neue Dokumente erstellen, beste-

hende hochladen, Ordner erstellen, Dateien auschecken sowie den Inhalt der Bib-

liothek mit Hilfe der Symbolleiste und dem Bearbeitungsmenü ändern, wie in

Abbildung 6-1 gezeigt wird.

Die Standardbibliothek Freigegebene Dokumente enthält keinen Genehmigungssta-

tus und keinen Versionsverlauf. Um diese Funktionen zu aktivieren:

1. Wählen Sie Einstellungen und Spalten ändern

➝ Allgemeine Einstellungen ändern

und dann in den Abschnitten Inhaltsgenehmigung und Dokumentversionen

jeweils die Option Ja (Abbildung 6-2).

2. Klicken Sie auf OK, um die Änderung durchzuführen.

Websites und Unterwebsites können beliebig viele Dokumentbibliotheken enthal-

ten. Sie sollten für jede Dokumentsorte, die Sie über die Website freigeben möch-

ten, eine separate Bibliothek anlegen. Der Begriff »Sorte« ist ziemlich ungenau, hier

einige Faktoren, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können, ob Sie eine neue

Dokumentbibliothek einrichten und wo Sie sie gegebenenfalls speichern sollten:

Abbildung 6-1: Die Bibliothek-Symbolleiste sowie das Kontextmenü verwenden

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Bibliotheken verstehen

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• Bibliotheken können eine Vorlage zum Erstellen neuer Dokumente enthalten.

Sie können pro Bibliothek nur eine Vorlage verwenden, so dass Sie für jede ver-

wendete Vorlage eine separate Bibliothek erstellen müssen.

• Vorlagen sind mit Anwendungen verknüpft (Word, Excel, PowerPoint). Wenn

Sie Vorlagen verwenden, erstellen Sie für jeden Dokumenttyp (.doc, .xls, .ppt)

eine separate Bibliothek.

• SharePoint führt Suchvorgänge auf Website-Ebene durch, so dass Sie alle Bib-

liotheken, die von Mitgliedern durchsucht werden dürfen, in übergeordnete

Websites und nicht in Untersites einfügen müssen.

Hier zwei verschiedene Szenarien, die einige der Entscheidungen demonstrieren,

mit denen Sie beim Erstellen neuer Dokumentbibliotheken konfrontiert werden:

• Für umfangreiche Schreibarbeiten (wie dieses Buch) ist es äußerst hilfreich,

Dokumente an einem zentralen Ort ablegen zu können, auf den Autoren,

Redakteure und Gutachter Zugriff haben. Dazu ist es wichtig, Versionen jedes

Dokuments zu verwalten und mehreren Autoren die Arbeit an einem einzelnen

Dokument zu ermöglichen.

• Für kürzere Werke (Briefe, Formulare und so weiter) ist die Versionskontrolle

weniger wichtig, aber Organisation, Vorlagen und Genehmigung sind von ent-

scheidender Bedeutung.

Die Abbildungen 6-3 und 6-4 zeigen diese beiden Szenarien.

Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben die verschiedenen Aufgaben, die Sie mit

Hilfe von Dokumentbibliotheken erfüllen können.

Abbildung 6-2: Genehmigung und Versionskontrolle für eine Bibliothek aktivieren

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