Praxiswissen SharePoint (O'Reillys Basics)

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Kapitel 4

KAPITEL 4

Kontakte und

Besprechungen mit

Outlook austauschen

Outlook nutzt SharePoint für zwei verschiedene Bereiche:

• für den Austausch von Adressbüchern mit Teammitgliedern über Kontaktlisten.

• für das automatische Erstellen von Arbeitsbereichen für Meetings, die aus dem

Outlook-Kalender angefordert werden.

Dieses Kapitel beschreibt diese Aufgaben aus der Anwenderperspektive. Wenn Sie

ein Administrator sind, können Sie dieses Kapitel verwenden, um Outlook-Benutzer

in die Verwendung der neuen SharePoint-Funktionen von Outlook einzuweisen.

Kontakte austauschen

Outlook stellt eine Reihe von Hilfsmitteln zum Lesen und Verwalten der Kontakt-

liste in Ihrem Adressbuch zur Verfügung. Wenn Ihr Unternehmen Exchange Server

einsetzt, verwenden Sie in Outlook vielleicht schon eine öffentliche Liste von Kon-

takten, um Mitglieder Ihrer Organisation zu kontaktieren. SharePoint stellt eine

andere Möglichkeit zur gemeinsamen Nutzung von Kontakten aus Ihrem Adress-

buch bereit. Anstatt eine einzelne öffentliche Liste mit den Informationen aller

Benutzer zur Verfügung zu stellen, konzentriert sich SharePoint eher auf team- oder

projektbasierte Kontaktlisten.

Eine Teamsite könnte beispielsweise Teammitglieder in der Kontaktliste enthalten.

Später, wenn neue Mitglieder dazukommen und Kommunikationswege zwischen

den Gruppen entstehen, wächst die Kontaktliste. In diesem Fall dient die Kontakt-

liste der gemeinsamen Nutzung gesammelter Informationen über die wichtigsten

Mitglieder und über Möglichkeiten, sie zu kontaktieren.

In diesem Kapitel:

• Kontakte austauschen

• Besprechungen organisieren

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Kapitel 4: Kontakte und Besprechungen mit Outlook austauschen

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Im Fall einer Projektwebsite oder eines Dokumentarbeitsbereichs enthält die Kon-

taktliste logischerweise alle, die an dem Projekt beteiligt sind. Außenkontakte wie

etwa Vertriebsmitarbeiter oder Kunden können hinzugefügt werden, sobald der

Kontakt entsteht. Natürlich können Sie SharePoint auch einsetzen, um eine allge-

meine, unternehmensweite Kontaktliste zu veröffentlichen. Ein Vorteil dieses

Ansatzes besteht darin, dass sich SharePoint-Kontakte leicht über das Internet aus-

tauschen lassen.

Zuletzt kann Sie auch nichts daran hindern, alle diese Ansätze gleichzeitig zu ver-

wenden, um beim Organisieren der Kontakte nach Firma, Team und Projekt zu hel-

fen, wie der Outlook-Navigationsbereich in Abbildung 4-1 zeigt.

Es ist keine gute Idee, denselben Kontakt mehreren Listen hinzuzufügen, denn

wenn die Kontaktinformationen sich ändern, müssen sie in jeder Liste geändert

werden. Eine bessere Lösung besteht darin, bestimmte Regeln über die Speicherung

und den Einsatz von Kontakten zu befolgen. Hier einige Vorschläge:

• Entscheiden Sie, ob Sie SharePoint oder Exchange Server zum Austausch fir-

menweiter Kontakte verwenden. Es ist sinnlos, beide zu verwenden.

• Wenn Sie SharePoint für die firmenweiten Kontakte verwenden, organisieren Sie

diese Kontakte in einer oder mehreren Listen auf der Website der höchsten Ebene.

• Beschränken Sie das Recht zum Hinzufügen oder Ändern von Kontakten in

den übergeordneten SharePoint-Listen auf einige Benutzer.

• Verwenden Sie Projekt- oder Arbeitsbereichskontaktlisten als temporäre Res-

sourcen mit begrenzter Lebensdauer.

Abbildung 4-1: Freigegebene Listen können Kontakte nach Firma, Team oder Projekt

organisieren

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