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Microsoft® Outlook® 2007 für Dummies®

Book Description

Wenn man an Mailen denkt, fällt einem sehr schnell auch Outlook ein, das E-Mailprogramm von Microsoft, das Teil des Office-Pakets ist. Aber Outlook kann weit mehr als E-Mailen. Man kann sich dort an unerledigte Aufgaben oder Geburtstage erinnern lassen, Adressen notieren oder Einladungen zu Meetings organisieren.Bill Dyszel stellt in diesem Buch die vielfältigen Möglichkeiten vor, die Outlook bietet und zeigt, wie man damit seinen Arbeitsalltag organisieren kann.

Table of Contents

  1. Copyright
  2. Über den Autor
  3. Danksagung des Autors
  4. Einführung
    1. Über dieses Buch
    2. Törichte Annahmen über den Leser
    3. Wie dieses Buch aufgebaut ist
    4. Teil I: Gewinnen Sie einen Vorsprung mit Outlook
    5. Teil II: E-Mails leicht gemacht
    6. Teil III: Die Verwaltung: Kontakte, Termine, Aufgaben und mehr
    7. Teil IV: Jenseits der Grundlagen: Tipps und Tricks, die Sie nicht missen möchten
    8. Teil V: Outlook im Büro
    9. Teil VI: Der Top-Ten-Teil
    10. Konventionen in diesem Buch
    11. Dialogfenster
    12. Registerkarten und Leisten
    13. Links
    14. Tastatur-Shortcuts
    15. Symbole, die in diesem Buch verwendet werden
    16. Wie es weitergeht
  5. I. Gewinnen Sie einen Vorsprung mit Outlook
    1. 1. Die Grundlagen: Wie konnten Sie jemals ohne Outlook leben?
      1. 1.1. Einfache Wege der Anwendung von Outlook
      2. 1.2. E-Mails lesen
      3. 1.3. E-Mails beantworten
      4. 1.4. Neue E-Mail-Nachrichten erstellen
      5. 1.5. Eine Datei per E-Mail senden
      6. 1.6. Einen Termin eingeben
      7. 1.7. Ihren Kalender überprüfen
      8. 1.8. Einen Kontakt hinzufügen
      9. 1.9. Eine Aufgabe eingeben
      10. 1.10. Notizen erstellen
    2. 2. Arbeiten in Outlook: Das Anpassen, Abstimmen und Verwalten von Informationen
      1. 2.1. Outlook und andere Programme
      2. 2.2. Über Personal Information Management
      3. 2.3. Nichts ist schöner als zu Hause zu sein: Der Hauptbildschirm von Outlook
        1. 2.3.1. Die Ordner von Outlook
        2. 2.3.2. Der Navigationsbereich
        3. 2.3.3. Der Lesebereich: Hier ist richtig was los
        4. 2.3.4. Die Aufgabenleiste
        5. 2.3.5. Navigieren Sie in der Ordnerliste
      4. 2.4. Einmal klicken: Die Symbolleisten
        1. 2.4.1. Anzeigen von Tooltipps
        2. 2.4.2. Die Verwendung der Schaltfläche «Neu»
      5. 2.5. Finden Sie im Nu Informationen mit der Sofortsuche
      6. 2.6. Die Outlook-Hilfe
    3. 3. Auf der Überholspur: Drag&Drop
      1. 3.1. Drag&Drop
      2. 3.2. Das Erstellen von E-Mail-Nachrichten
        1. 3.2.1. Ausgehend von Ihrer Kontaktliste
        2. 3.2.2. Ausgehend von einem Termin
      3. 3.3. Über E-Mails Termine erstellen
      4. 3.4. Über E-Mails Kontakte erstellen
      5. 3.5. Das Löschen von Objekten mit Drag&Drop
      6. 3.6. Zauberei mit der rechten Maustaste
  6. II. E-Mails leicht gemacht
    1. 4. E-Mails: Die Grundlagen
      1. 4.1. Front-End und Back-End
      2. 4.2. Nachrichten erstellen
        1. 4.2.1. Der schnelle und direkte Weg
        2. 4.2.2. Der langsame und vollständige Weg
        3. 4.2.3. Prioritäten setzen
        4. 4.2.4. Vertraulichkeit einstellen
        5. 4.2.5. Weitere Nachrichtenoptionen einstellen
        6. 4.2.6. Einer E-Mail-Nachricht einen Internet-Link hinzufügen
      3. 4.3. Das Lesen und Beantworten von E-Mail-Nachrichten
        1. 4.3.1. Die Vorschau des Nachrichtentextes
        2. 4.3.2. Eine E-Mail-Nachricht beantworten
        3. 4.3.3. Die Verwendung eines Internet-Links in Ihrer Nachricht
        4. 4.3.4. Vorsicht vor Phishing
      4. 4.4. Das ist nicht meine Baustelle: E-Mail-Nachrichten weiterleiten
      5. 4.5. Bcc für die Privatsphäre
      6. 4.6. E-Mail-Nachrichten löschen
      7. 4.7. Eine unterbrochene Nachricht speichern
      8. 4.8. Eine E-Mail-Nachricht als Datei speichern
    2. 5. E-Mail-Tools, auf die Sie nicht verzichten sollten
      1. 5.1. Fähnchen im Winde
        1. 5.1.1. Kennzeichnen mit einem Klick
        2. 5.1.2. Verschiedene Kennzeichnungen für verschiedene Tage setzen
        3. 5.1.3. Die Standardfälligkeit der Kennzeichnung ändern
        4. 5.1.4. Eine Kennzeichnung zur individuellen Erinnerung hinzufügen
        5. 5.1.5. Das Datum einer Kennzeichnung ändern
      2. 5.2. Kopien von Nachrichten speichern
      3. 5.3. Bei einer Antwort Ihren Namen automatisch einfügen
      4. 5.4. E-Mail-Optionen einstellen
      5. 5.5. Datei-Anhänge senden
      6. 5.6. Signaturen für Ihre Nachrichten erstellen
    3. 6. Berge von E-Mail-Nachrichten: So behalten Sie den Überblick
      1. 6.1. Ordnung durch Ordner
        1. 6.1.1. Einen neuen Nachrichten-Ordner erstellen
        2. 6.1.2. Nachrichten in einen anderen Ordner verschieben
      2. 6.2. Das Verwalten Ihrer Nachrichten durch Suchordner
        1. 6.2.1. Einen Suchordner verwenden
        2. 6.2.2. Einen neuen Suchordner anlegen
        3. 6.2.3. Einen Suchordner löschen
      3. 6.3. (Elektronisches) Briefpapier verwenden
        1. 6.3.1. Die Verwendung des Lesebereichs
      4. 6.4. Nach den Regeln spielen
        1. 6.4.1. Eine Regel auf die schnelle Art festlegen
        2. 6.4.2. Eine Regel auf die gründliche Art festlegen
        3. 6.4.3. Eine Regel anwenden
      5. 6.5. Das Filtern von Junk-E-Mails
        1. 6.5.1. Die Filter-Empfindlichkeit einstellen
        2. 6.5.2. Das Filtern Ihrer Nachrichten mit den Listen »Sichere Absender« und »Sichere Empfänger«
        3. 6.5.3. Das Filtern von Domänen
      6. 6.6. Archivierung für die Nachwelt
        1. 6.6.1. Die AutoArchivierung einstellen
        2. 6.6.2. Den Archivierungsprozess manuell aktivieren
        3. 6.6.3. Archivierte Objekte finden und anzeigen
        4. 6.6.4. Eine Archivdatei schließen
      7. 6.7. Sinnvolle Anordnungen Ihrer E-Mail-Nachrichten
  7. III. Die Verwaltung: Kontakte, Termine, Aufgaben und mehr
    1. 7. Ihr kleines Notizbuch: Kontaktlisten erstellen
      1. 7.1. Das Speichern von Namen, Nummern und mehr
        1. 7.1.1. Kontakte auf die schnelle Art eingeben
        2. 7.1.2. Kontakte auf die langsame und gründliche Art eingeben
      2. 7.2. Verschiedene Ansichten für Ihre Kontakte
        1. 7.2.1. Eine Ansicht sortieren
        2. 7.2.2. Eine Ansicht neu arrangieren
        3. 7.2.3. Verschiedene Gruppen verwenden
      3. 7.3. Kennzeichnen Sie Ihre Kontakte
        1. 7.3.1. Einen Kontakt kennzeichnen
      4. 7.4. Kontaktinformationen verwenden
        1. 7.4.1. Kontakte finden
        2. 7.4.2. Details in Ihren Kontakten suchen
        3. 7.4.3. Von jedem Outlook-Ordner aus einen Kontakt finden
        4. 7.4.4. Die Seite »Aktivitäten« verwenden
        5. 7.4.5. Eine Visitenkarte senden
      5. 7.5. Verteilerlisten
        1. 7.5.1. Eine Verteilerliste erstellen
        2. 7.5.2. Eine Verteilerliste bearbeiten
        3. 7.5.3. Eine Verteilerliste verwenden
      6. 7.6. Kontaktbilder hinzufügen
    2. 8. Der Kalender: So planen Sie richtig
      1. 8.1. Der Datumsnavigator: So kommen Sie rund
      2. 8.2. Massenweise Meetings: Termine eingeben
        1. 8.2.1. Der schnelle und direkte Weg zur Eingabe eines Termins
        2. 8.2.2. Der vollständige Weg zur Eingabe eines Termins
        3. 8.2.3. Jetzt nicht: Ein Datum ändern
        4. 8.2.4. Gar nicht: Ein Datum löschen
        5. 8.2.5. Wir sollten uns mal wieder sehen: Terminserien
      3. 8.3. Verschiedene Ansichten Ihres Kalenders
      4. 8.4. Ihre Termine drucken
      5. 8.5. Feiertage in den Kalender eintragen
    3. 9. Aufgaben meistern: Entdecken Sie Ihre Möglichkeiten
      1. 9.1. Die Aufgabenleiste
        1. 9.1.1. Ein neues Objekt in die Aufgabenleiste einfügen
        2. 9.1.2. Die Aufgabenleiste minimieren
        3. 9.1.3. Die Aufgabenleiste anpassen
        4. 9.1.4. Die Aufgabenleiste schließen
      2. 9.2. Die Erstellung von neuen Objekten im Ordner »Aufgaben«
        1. 9.2.1. Einen Internetlink hinzufügen
      3. 9.3. Aufgaben bearbeiten
        1. 9.3.1. Das Ändern einer Aufgabe auf die schnelle Art
        2. 9.3.2. Das Ändern einer Aufgabe auf die reguläre Art
        3. 9.3.3. Eine Aufgabe kopieren
        4. 9.3.4. Eine Aufgabe löschen
      4. 9.4. Wiederkehrende Aufgaben verwalten
        1. 9.4.1. Neue Aufgabe nach Erledigung der vorangegangenen Aufgabe erstellen
        2. 9.4.2. Ein Element einer Aufgabenserie überspringen
      5. 9.5. Aufgaben als erledigt markieren
        1. 9.5.1. Mehrere Aufgaben als erledigt markieren
        2. 9.5.2. Farben für erledigte oder überfällige Aufgaben auswählen
      6. 9.6. Die verschiedenen Ansichten Ihrer Aufgaben
      7. 9.7. Aufgaben im Kalender
    4. 10. Damit nichts verloren geht: Notizen und Journaleinträge 10
      1. 10.1. Eine Notiz schreiben
      2. 10.2. Eine Notiz finden
      3. 10.3. Eine Notiz lesen
      4. 10.4. Eine Notiz löschen
      5. 10.5. Die Größe einer Notiz ändern
      6. 10.6. Verschiedene Farben bei Notizen
      7. 10.7. Verschiedene Ansichten für Ihre Notizen verwenden
        1. 10.7.1. Die Ansicht »Symbole«
        2. 10.7.2. Die Ansicht »Notizenliste«
        3. 10.7.3. Die Ansicht »Letzte sieben Tage«
        4. 10.7.4. Die Ansicht »Nach Kategorie«
      8. 10.8. Der Lesebereich
      9. 10.9. Ihre Notizen drucken
        1. 10.9.1. Eine Liste Ihrer Notizen ausdrucken
        2. 10.9.2. Den Inhalt einer Notiz ausdrucken
      10. 10.10. Das Ändern der Standardoptionen für neue Notizen
        1. 10.10.1. Größe und Farbe ändern
        2. 10.10.2. An- und Ausschalten der Anzeige von Datum und Zeit
      11. 10.11. Eine Notiz weiterleiten
      12. 10.12. Ein Journal für ordentliche Aufzeichnungen
        1. 10.12.1. Machen Sie zur Abwechslung einmal gar nichts!
        2. 10.12.2. Ein Outlook-Objekt manuell im Journal aufzeichnen
      13. 10.13. Journaleinträge für einen Kontakt anzeigen
      14. 10.14. Einen Journaleintrag finden
      15. 10.15. Ein Journal drucken
      16. 10.16. Die Ansichten Ihres Journals
        1. 10.16.1. Die Ansicht »Eintragsliste«
        2. 10.16.2. Die Ansicht »Nach Typ«
        3. 10.16.3. Die Ansicht "Nach Kontakt"
        4. 10.16.4. Die Ansicht »Nach Kategorie«
        5. 10.16.5. Die Ansicht »Letzte sieben Tage«
        6. 10.16.6. Die Ansicht »Telefonanrufe«
      17. 10.17. Sie finden alles im Journal
  8. IV. Jenseits der Grundlagen: Tipps und Tricks, die Sie nicht missen möchten
    1. 11. Blogs, Podcasts und Nachrichten mit Outlook RSS
      1. 11.1. RSS-Feeds
      2. 11.2. Einen RSS-Feed über den Internet Explorer hinzufügen
      3. 11.3. Einen RSS-Feed über Outlook hinzufügen
      4. 11.4. Feeds lesen
    2. 12. Outlook zu Hause anwenden
      1. 12.1. Einen Internetdienstanbieter erkunden
      2. 12.2. Einen Internetdienstanbieter auswählen
      3. 12.3. Die Einrichtung von E-Mail-Konten
      4. 12.4. Mehrere E-Mail-Konten verwenden
    3. 13. Führen Sie Ihr Unternehmen effizienter mit dem Business Contact Manager
      1. 13.1. Den Outlook Business Contact Manager verstehen
      2. 13.2. Einen Kontakt im Business Contact Manager anlegen
      3. 13.3. Eine Firma im Business Contact Manager anlegen
      4. 13.4. Eine neue Verkaufschance anlegen
      5. 13.5. Berichte anzeigen und verwenden
  9. V. Outlook im Büro
    1. 14. Spitzenmäßige Zusammenarbeit im Unternehmen mit Hilfe von Outlook
      1. 14.1. Zusammenarbeit mit Hilfe von Outlook
        1. 14.1.1. Eine Besprechung organisieren
        2. 14.1.2. Eine Besprechungsanfrage beantworten
        3. 14.1.3. Antworten auf Ihre Besprechungsanfrage überprüfen
        4. 14.1.4. Eine Umfrage durchführen
        5. 14.1.5. Die Stimmen auszählen
      2. 14.2. Zusammenarbeit mit Hilfe von Outlook und Exchange Server
        1. 14.2.1. Neue Nachrichten braucht das Land
        2. 14.2.2. Eine Stellvertretung einrichten
        3. 14.2.3. Den Ordner eines anderen Benutzers öffnen
      3. 14.3. Zwei Kalender nebeneinander anzeigen
        1. 14.3.1. Zugriffsberechtigungen erteilen
        2. 14.3.2. Zwei Postfächer gleichzeitig öffnen
        3. 14.3.3. Aufgaben zuweisen
        4. 14.3.4. Einen Statusbericht senden
      4. 14.4. Was Sie über Adressbücher wissen sollten ...
      5. 14.5. Jetzt machen wir es öffentlich – Öffentliche Ordner verwenden
        1. 14.5.1. Einen öffentlichen Ordner anzeigen
        2. 14.5.2. Auf Elemente in einem bestehenden öffentlichen Diskussionsordner antworten
        3. 14.5.3. Elemente in einen öffentlichen Ordner verschieben
        4. 14.5.4. Für die Öffentlichkeit gedacht
      6. 14.6. Die SharePoint Team Services verwenden
        1. 14.6.1. Einem SharePoint-Team beitreten
        2. 14.6.2. Outlook mit SharePoint-Inhalten verknüpfen
        3. 14.6.3. SharePoint-Inhalte in Outlook anzeigen und bearbeiten
        4. 14.6.4. Neue Elemente in SharePoint-Listen über Outlook einfügen
        5. 14.6.5. SharePoint-Listen als RSS-Feed veröffentlichen
    2. 15. Mehr Sicherheit mit Outlook-Security
      1. 15.1. Eine digitale ID einrichten
      2. 15.2. Nachrichten mit digitaler Signatur senden
      3. 15.3. Digital signierte Nachrichten empfangen
      4. 15.4. Nachrichten verschlüsseln
      5. 15.5. Weitere Sicherheitsprogramme für Outlook
    3. 16. Ganz auf Ihre Art: Outlook individuell organisieren und anpassen
      1. 16.1. Outlook organisieren
      2. 16.2. Haben Sie andere Ansichten?
        1. 16.2.1. Tabellen- und Listenansicht
        2. 16.2.2. Symbolansicht
        3. 16.2.3. Zeitskalaansicht
        4. 16.2.4. Kartenansicht
        5. 16.2.5. Tages-/Wochen-/Monatsansicht
      3. 16.3. Spalten in der Tabellen- oder Listenansicht
        1. 16.3.1. Eine Spalte hinzufügen
        2. 16.3.2. Eine Spalte verschieben
        3. 16.3.3. Eine Spalte formatieren
        4. 16.3.4. Die Breite einer Spalte ändern
        5. 16.3.5. Eine Spalte entfernen
      4. 16.4. Sortieren
        1. 16.4.1. Sortieren über die Tabellenansicht
        2. 16.4.2. Sortieren über das Dialogfenster »Sortieren«
      5. 16.5. Gruppieren
        1. 16.5.1. Gruppierte Ansichten mit einigen Mausklicks
        2. 16.5.2. Gruppierte Ansichten mit der Drag&Drop-Funktion
        3. 16.5.3. Die Verwendung des Dialogfensters »Gruppierfeld«
        4. 16.5.4. Gruppierte Elemente anzeigen
        5. 16.5.5. Nur Überschriften von Gruppen anzeigen
      6. 16.6. Benutzerdefinierte Ansichten
      7. 16.7. Kategorien verwenden
        1. 16.7.1. Eine Kategorie zuweisen
        2. 16.7.2. Eine Kategorie umbenennen
        3. 16.7.3. Die Farbe einer Kategorie ändern
        4. 16.7.4. Einer Kategorie eine Tastenkombination zuweisen
      8. 16.8. Outlook-Menüleisten und -Symbolleisten anpassen
    4. 17. Arbeiten Sie von überall mit Outlook Web Access
      1. 17.1. Der Einstieg in Outlook Web Access
        1. 17.1.1. Die An- und Abmeldung
        2. 17.1.2. Der Outlook-Bildschirm
      2. 17.2. E-Mails austauschen
        1. 17.2.1. Nachrichten lesen
        2. 17.2.2. Eine Nachricht senden
        3. 17.2.3. E-Mails nachverfolgen
        4. 17.2.4. Individuelle Nachrichtenakzente setzen
      3. 17.3. Ihren Kalender verwenden
        1. 17.3.1. Einen Termin eintragen
        2. 17.3.2. Den Kalender anzeigen
        3. 17.3.3. Einen Termin ändern
      4. 17.4. Kontakte verwalten
        1. 17.4.1. Ihre Kontakte anzeigen
        2. 17.4.2. Kontakte hinzufügen
      5. 17.5. Zusammenarbeit über Outlook Web Access
        1. 17.5.1. Teilnehmer zu einer Besprechung einladen
        2. 17.5.2. Auf eine Besprechungsanfrage antworten
      6. 17.6. Das sind Ihre Optionen
        1. 17.6.1. Der Abwesenheits-Assistent
        2. 17.6.2. Eine Signatur erstellen
  10. VI. Der Top-Ten-Teil
    1. 18. Das Top-Ten-Zubehör für Outlook
      1. 18.1. Smartphones
      2. 18.2. Migo
      3. 18.3. Microsoft Office
      4. 18.4. Ein Business Card Scanner
      5. 18.5. Ein großes externes Festplattenlaufwerk
      6. 18.6. Nelson E-Mail-Organizer
      7. 18.7. AddressGrabber
      8. 18.8. Microsoft Exchange
      9. 18.9. MindManager
      10. 18.10. Dymo LabelWriter
    2. 19. Zehn (oder so) Dinge, die Sie nicht mit Outlook erledigen können
      1. 19.1. Die Top-Ten- (oder so) Liste
      2. 19.2. Die Farbe des Posteingangs ändern
      3. 19.3. Eine Telefonnummer in Ihren Kalender einfügen
      4. 19.4. Mehrere Elemente mit der Drag&Drop-Funktion verschieben
      5. 19.5. Zweiseitig drucken
      6. 19.6. Vorwahlnummern suchen und ersetzen
      7. 19.7. Die AutoVorschau für alle Ordner ausschalten
      8. 19.8. Bilder in Notizen einfügen
      9. 19.9. Alle Kontaktinformationen automatisch im Journal eintragen
      10. 19.10. Mit Einträgen von Telefonanrufen im Journal Telefonkosten kalkulieren
      11. 19.11. Eine Verteilerliste von einer einzelnen E-Mail-Nachricht erstellen
      12. 19.12. Backups für Outlook-Daten erstellen
      13. 19.13. Zehn weitere Dinge, die Outlook nicht für Sie tun kann
    3. 20. Zehn Dinge, die Sie tun können, wenn Sie mit Outlook vertraut sind
      1. 20.1. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen
      2. 20.2. E-Mail-Nachrichten mit WordArt verschönern
      3. 20.3. E-Mail-Nachrichten mit SmartArt aufwerten
      4. 20.4. E-Mail-Nachrichten mit Diagrammen versehen
      5. 20.5. Mehrere Kalender öffnen
      6. 20.6. Überlagernde Kalender
      7. 20.7. Eine ungewöhnliche Anzahl an Tagen anzeigen
      8. 20.8. Datengruppen anzeigen
      9. 20.9. Zusätzliche Symbolleisten anzeigen
      10. 20.10. Eine Webseite über Outlook öffnen