Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Kapitel 8

Zusatzfunktionen für E-Mails nutzen

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Besonderheiten bei Exchange Server

Arbeiten Sie mit Outlook als Exchange-Client, stehen Ihnen einige Zusatzfunktionen zur Verfü-

gung, die bei reinen Internet-Clients nicht vorhanden sind. Sie können beispielsweise Nachrichten

in Öffentlichen Ordnern bereitstellen, auf die alle Exchange-Nutzer Ihrer Firma Zugriff haben. Sie

können Nachrichten außerdem zurückrufen und Sie haben die Möglichkeit, Nachrichten über

einen Verteiler zu senden.

Nachrichten in Öffentlichen Ordnern bereitstellen

Arbeiten Sie mit Outlook als Exchange-Client, können Sie bequem Nachrichten über Outlook in

Öffentliche Ordner stellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Ordnerliste und aktivieren Sie dann in der

Ordnerliste den Öffentlichen Ordner, in dem Sie eine Nachricht bereitstellen möchten.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue Bereitstellung in diesen Ordner.

3. Im daraufhin geöffneten Diskussionsformular geben Sie den Betreff in das gleichnamige Feld ein

und klicken dann auf das Textfeld, um den Text der Nachricht einzugeben (siehe Abbildg. 8.67).

Abbildg. 8.67

Eine Nachricht in einem öffentlichen Ordner bereitstellen

4.

Formatieren Sie den Text bei Bedarf mit Hilfe der in der Gruppe Basistext bereitgestellten Schalt-

flächen. Um den Text aufwändiger oder anhand von Formatvorlagen zu formatieren, aktivieren

Sie die Registerkarte Text formatieren und wählen die gewünschte Formatvorlage mit einem

Mausklick aus.

Besonderheiten bei Exchange Server

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Kommunikation leicht gemacht

5. Wie an normale E-Mails können Sie auch an die Beiträge in einem öffentlichen Ordner Dateien

anhängen und Sie können Elemente wie Tabellen, ClipArts oder SmartArt-Grafiken in die

Öffentlichen Nachrichten einfügen. Gehen Sie dazu vor, wie für E-Mails beschrieben.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffentliche Nachricht, um die Nachricht im Öffentlichen Ordner

abzulegen.

Um die Nachrichten in einem öffentlichen Ordner zu lesen, öffnen Sie den Ordner in der Ordner-

liste und klicken Sie dann im Öffentlichen Ordner auf die Nachricht. Sie wird nun wie die Nachrich-

ten im Posteingang im Lesebereich angezeigt (siehe Abbildg. 8.68). Möchten Sie die Nachricht lieber

in einem eigenen Fenster betrachten, öffnen Sie sie mit einem Doppelklick.

Abbildg. 8.68

Die im öffentlichen Ordner bereitgestellte Nachricht betrachten

Um selbst einen öffentlichen Ordner anzulegen, müssen Sie über Administrator-

rechte verfügen. Haben Sie diese, brauchen Sie nur in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste

auf den Ordner Öffentliche Ordner zu klicken und wählen im Kontextmenü den Befehl Neuer

Ordner zu wählen. Dann geben Sie im Dialogfeld Neuen Ordner erstellen einen aussagekräftigen

Namen ein und klicken auf OK.

E-Mails zurückrufen

Arbeiten Sie mit Outlook als Exchange-Client, haben Sie die Möglichkeit, gesendete E-Mails

zurückzurufen, d.h. zu löschen oder durch eine andere zu ersetzen, bevor diese vom Empfänger

gelesen wurden. Haben Sie einer Person eine E-Mail-Nachricht gesendet, deren Inhalt sich in der

Zwischenzeit erledigt hat, können Sie diese zurückrufen, um keine Verwirrung zu stiften. Der

Empfänger kann Ihre ursprüngliche Nachricht dann zwar trotzdem lesen, er wird aber darauf hin-

gewiesen, dass sie inzwischen wieder gelöscht bzw. ersetzt wurde.

TIPP

Kapitel 8

Zusatzfunktionen für E-Mails nutzen

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Die Funktion Diese Nachricht zurückrufen ist insbesondere dann nützlich, wenn Sie

eine Datei per E-Mail an mehrere Personen verschicken wollten, beim Versand jedoch vergaßen,

die Datei anzuhängen. Ersetzen Sie die ungelesenen Kopien einfach durch eine neue Nachricht

mit Dateianhang, wird Ihr Versehen kaum auffallen.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine bereits gesendete E-Mail zurückzurufen:

1. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Neu/E-Mail-Nachricht.

2. Wählen Sie im Nachrichtenformular im Feld An einen Empfänger aus der Globalen Adressliste

aus und geben Sie dann den Betreff und den Text der E-Mail ein.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die E-Mail zu verschicken.

4. Um die E-Mail zurückzurufen, öffnen Sie den Ordner Gesendete Elemente und öffnen die E-Mail

mit einem Doppelklick.

5. Klicken Sie in der E-Mail auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Aktionen auf die Schalt-

fläche Andere Aktionen und wählen Sie im Dropdown-Menü den Befehl Diese Nachricht zurück-

rufen aus (siehe Abbildg. 8.69).

Abbildg. 8.69

Die E-Mail zurückrufen

6.

Wollen Sie die Nachricht löschen, falls sie noch nicht gelesen wurde, wählen Sie die Option

Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen. Soll die Nachricht hingegen durch eine andere ersetzt

werden, sofern sie noch nicht gelesen wurde, aktivieren Sie die Option Ungelesene Kopien durch

eine neue Nachricht ersetzen.

TIPP