Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Kapitel 17

Windows SharePoint Services nutzen

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Dokumentarbeitsbereiche mit

Outlook erstellen

Haben Sie Zugriff auf Microsoft Windows SharePoint Services, können Sie Dokumente in einem

Dokumentarbeitsbereich freigeben. Ein Dokumentarbeitsbereich ist eine Website, die unter Micro-

soft Windows SharePoint Services eingerichtet wird und auf die alle Teilnehmer des Arbeitsbereichs

zugreifen können. Der Dokumentarbeitsbereich enthält mindestens ein Dokument, kann aber auch

mehrere Dokumente enthalten. Jeder Teilnehmer erhält eine Kopie des Dokuments oder der Doku-

mente aus dem Dokumentarbeitsbereich und kann diese bearbeiten. Seine Änderungen kann er

dann im Dokument speichern, das im Dokumentarbeitsbereich abgelegt ist, und er kann umgekehrt

Änderungen in seine Arbeitskopie aufnehmen, die andere Teilnehmer an dem Dokument im Doku-

mentarbeitsbereich vorgenommen haben.

Dokumentarbeitsbereiche kann jeder Benutzer einrichten, der Zugriff auf SharePoint Services hat.

Der Benutzer braucht dazu nur ein Dokument als freigegebene Anlage zu versenden. Die Nachrich-

tenempfänger sind automatisch Mitglieder des Dokumentarbeitsbereichs und der Benutzer, der den

Dokumentarbeitsbereich einrichtet, ist Administrator. Der Dokumentarbeitsbereich trägt denselben

Namen wie das Dokument.

Haben Sie ein Dokument erstellt, das mehrere andere Personen lesen und eventuell auch bearbeiten

müssen, können Sie es über Outlook 2007 als freigegebene Anlage verschicken und dabei gleichzei-

tig in einem Dokumentarbeitsbereich bereitstellen.

1. Wechseln Sie über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich zum Ordner E-Mail und

rufen Sie den Menübefehl Datei/Neu/E-Mail-Nachricht auf, um eine neue E-Mail zu erstellen.

2. Wählen Sie im Nachrichtenformular die Empfänger der E-Mail-Nachricht über die Schaltfläche

An aus. Tragen Sie bei Bedarf die Empfänger in das Feld Cc ein, die eine Kopie der Nachricht

erhalten sollen. Geben Sie einen Nachrichtenbetreff und bei Bedarf auch einen Nachrichtentext

ein.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Einschließen auf die Schaltfläche Datei

anfügen.

4. Im nun geöffneten Dialogfeld Datei einfügen wählen Sie die gewünschte Datei mit einem Dop-

pelklick aus.

5. Die Datei wird nun in das Feld Angefügt des Nachrichtenformulars übernommen. Klicken Sie

nun in der Gruppe Einfügen der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Startprogramm für ein

Dialogfeld, um den Aufgabenbereich Anlagenoptionen zu öffnen.

6. Im Aufgabenbereich Anlagenoptionen wählen Sie die Option Freigegebene Anlagen (siehe

Abbildg. 17.5) und tragen dann im Feld Dokumentarbeitsbereich erstellen in die Adresse der

SharePoint-Website ein, die Sie nutzen möchten. Outlook fügt automatisch eine Einladung für

den Dokumentarbeitsbereich in die E-Mail ein.

7. Klicken Sie nun im Nachrichtenformular auf die Schaltfläche Senden.

Der Dokumentarbeitsbereich wird nun von Outlook 2007 in der SharePoint-Website eingerichtet.

Die Bestätigung erhalten Sie per E-Mail. Die Bestätigung enthält auch einen Hyperlink zur neuen

Website. Die Teilnehmer der Website erhalten die von Outlook automatisch erstellte Nachricht und

können nun entweder mit der freigegebenen Anlage arbeiten, indem sie sie wie eine normale Anlage

öffnen und speichern. Oder sie arbeiten mit dem Dokument im Dokumentarbeitsbereich, indem sie

in der E-Mail-Nachricht auf den Hyperlink zum Dokumentarbeitsbereich klicken, der sich dann in