Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Wiederkehrende Aufgaben erfassen

683

Termin- und Aufgabenplanung

Kontextmenü den Befehl In Gruppen anzeigen. Wählen Sie den gleichen Befehl noch einmal, um die

Anzeige in Gruppen wieder zu aktivieren.

Abbildg. 13.5

Die Aufgabenanzeige verändern

Aufgaben als erledigt markieren

Haben Sie eine Aufgabe abgeschlossen, sollten Sie sie als erledigt markieren. Klicken Sie die Aufgabe

dazu mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Als erledigt markie-

ren oder markieren Sie die Aufgabe in der Aufgabenliste und klicken Sie in der Symbolleiste von

Outlook auf die Schaltfläche Als erledigt markieren. Die Aufgabe wird nun aus der Aufgabenliste ent-

fernt.

Wenn eine Aufgabe als erledigt gekennzeichnet wird, wird sie nicht in den Ordner

Gelöschte Objekte verschoben, sondern direkt gelöscht.

Aufgaben drucken

Um eine einzelne Aufgabe zu drucken, klicken Sie sie in der Aufgabenliste mit der rechten Maustaste

an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Drucken.

Aufgaben löschen

Normalerweise werden Aufgaben als erledigt markiert und damit aus der Aufgabenliste gelöscht.

Handelt es sich jedoch um eine nicht benötigte Aufgabe oder haben Sie die Aufgabe fälschlicher-

weise in der Aufgabenliste eingetragen, klicken Sie die Aufgabe mit der rechten Maustaste an und

wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Löschen. Die Aufgabe wird nun aus der Aufgabenliste ent-

fernt und in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Um die Aufgabe endgültig zu löschen, leeren

Sie den Ordner Gelöschte Objekte, indem Sie ihn mit der rechten Maustaste anklicken und im Kon-

textmenü den Befehl Ordner "Gelöschte Objekte" leeren wählen.

Wiederkehrende Aufgaben erfassen

Fällt eine Aufgabe regelmäßig an, können Sie diese als Serie in Outlook eintragen. Outlook unter-

scheidet dabei jedoch in Aufgaben, die in regelmäßigen Intervallen anfallen und Aufgaben, die sich

in Abhängigkeit vom Erledigungsdatum wiederholen. Fällt die Aufgabe an einem Termin einmal

nicht an, können Sie das Element überspringen.

HINWEIS

Kapitel 13

Aufgaben planen und nutzen

684

Regelmäßig wiederholende Aufgaben erfassen

In Outlook können Sie Aufgabenserien für sich regelmäßig wiederholende Aufgaben bequem erfas-

sen. Prinzipiell könnten Sie derartige Aufgaben auch als Serientermine in Ihren Kalender eintragen.

Das Terminformular bietet Ihnen jedoch nicht die Möglichkeit, Statusinformationen zum Grad der

Erledigung einzutragen. Außerdem sind Termine an eine Uhrzeit gebunden, Aufgaben hingegen nur

an ein bestimmtes Datum. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Aufgabenserie zu erfassen:

1. Rufen Sie den Menübefehl Datei /Neu/Aufgabe auf.

2. Geben Sie im Feld Betreff die Aufgabenbezeichnung ein.

3. Klicken Sie anschließend in der Multifunktionsleiste des Formulars in der Gruppe Optionen auf

die Schaltfläche Serientyp. Es öffnet sich das Dialogfeld Aufgabenserie (siehe Abbildg. 13.6).

Abbildg. 13.6

Hier legen Sie das Intervall fest, in dem sich die Aufgabe wiederholt

4.

Im Abschnitt Serienmuster aktivieren Sie die gewünschte Häufigkeit. Die rechte Spalte des

Abschnitts Serienmuster passt sich an die gewählte Option an.

5. Legen Sie nun in der rechten Spalte des Abschnitts Serienmuster fest, wann die Aufgabe jeweils

fällig ist.

Fällt eine Aufgabe beispielsweise immer am letzten Arbeitstag jedes Monats an,

aktivieren Sie die Option Monatlich und auf der rechten Seite die mittlere Option. Dann wählen

Sie im ersten Listenfeld den Eintrag letzten und im zweiten Listenfeld den Eintrag Arbeitstag.

Belassen Sie die Angabe jedes 1. Monats, da die Aufgabe ja einmal monatlich ausgeführt werden

muss.

6. Nun legen Sie im Abschnitt Seriendauer fest, wann die Aufgabenserie beginnen und wann sie

enden soll. Für das Ende stehen Ihnen die Optionen Kein Enddatum, Endet nach X Aufgaben und

Endet am <Datum> zur Verfügung. Wählen Sie die erste Option, wenn die Aufgabe ohne Zeit-

beschränkung in den Kalender eingetragen werden soll, die zweite Option, wenn die Aufgabe

nach einer bestimmten Anzahl an Ausführungen endet, oder die letzte Option, wenn die Auf-

gabe zu einem bestimmten Datum endet.

HINWEIS