Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Geschäftsprojekte organisieren und verwalten

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Kontaktpflege leicht gemacht

Geschäftsprojekte organisieren

und verwalten

Microsoft Business Contact Manager bietet Ihnen die Möglichkeit, die Arbeiten, die im Zusammen-

hang mit einem bestimmten Projekt anfallen, über ein Geschäftsprojektformular zu erfassen und

anschließend zu verwalten. Ein Geschäftsprojekt umfasst eine oder mehrere Projektaufgaben, die Sie

separat oder über das Formular Geschäftsprojekt erfassen können.

Geschäftsprojekte erfassen

Um ein neues Geschäftsprojekt zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie den Menübefehl Business Contact Manager/Geschäftsprojekte auf.

2. Im Ordner Geschäftsprojekte, der sich nun öffnet, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

3. Es öffnet sich das Dialogfeld Geschäftsprojekt (siehe Abbildg. 11.28). Geben Sie zunächst einen

Namen für das Geschäftsprojekt in das Feld Projektname ein.

Abbildg. 11.28

Ein neues Geschäftsprojekt anlegen

Kapitel 11

Business Contact Manager für Outlook

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4. Soll das Projekt einer anderen Person zugewiesen werden, wählen Sie diese im Listenfeld Zuge-

wiesen an aus. Wählen Sie dann den Projekttyp aus dem gleichnamigen Listenfeld aus oder legen

Sie über den Befehl <Diese Liste bearbeiten…> einen neuen Listeneintrag fest.

5. Verknüpfen Sie das Geschäftsprojekt dann mit einem Geschäftskontakt oder einer Firma, indem

Sie den Namen in das Feld Verknüpfen mit eingeben oder auf die gleichnamige Schaltfläche kli-

cken und den Namen dann mit einem Doppelklick auswählen.

6. Nun legen Sie im Abschnitt Statusinformationen Angaben zum Projektstatus fest, wie z.B. das

Start- und das Fälligkeitsdatum und die Priorität. Im Verlauf des Projekts können Sie dann noch

festlegen, wie viel Prozent des Projekts bereits erledigt sind.

7. Fügen Sie über die Schaltfläche Neu Projektaufgaben zu Ihrem Geschäftsprojekt hinzu, wie im

nächsten Abschnitt beschrieben.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen.

Projektaufgaben erfassen

Projektaufgaben können Sie über eine eigene Funktion oder über das Formular Geschäftsprojekt

erfassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Formular Geschäftsprojekt und klicken Sie im Bereich Projektaufgaben auf die

Schaltfläche Neu oder wählen Sie im Menü Business Contact Manager den Befehl Projektaufgaben

und klicken Sie dann in der Symbolleiste von Microsoft Outlook auf die Schaltfläche Neu.

2. Im Formular Projektaufgabe geben Sie zunächst im Feld Betreff den Namen der Projektaufgabe

ein (siehe Abbildg. 11.29).

Abbildg. 11.29

Das Formular Projektaufgabe

3.

Geben Sie im Abschnitt Verknüpftes Projekt das Geschäftsprojekt in das Feld Verknüpfen mit ein,

falls dieses nicht bereits angegeben ist.

4. Geben Sie dann im Abschnitt Projektaufgabeneinstellungen an, wann das Projekt starten soll, wann

es fällig ist, wie viel Prozent Sie bereits erledigt haben, und ob eine Erinnerung gewünscht ist.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen, um die Projektaufgabe zu speichern.