Microsoft Office Access 2007-Programmierung - Das Handbuch

Im Report gruppieren und rechnen

Report-Objekt: Format-Ereignis; Funktionszuweisungen in ControlSource-Eigenschaft; Format-Funktion;

Date-Typ; Gruppieren (Report);

Für das Finanzamt soll eine Übersicht über das Anlagevermögen (Tabelle BGA der Beispieldatenbank dieses

Kapitels) erstellt werden und zwar getrennt für Anschaffungen unter- und oberhalb der 400-Euro-Grenze

(bezogen auf den Netto-Anschaffungspreis).

Die hier vorgestellte Lösung zeigt, wie man die Fähigkeiten des Berichtsgenerators sinnvoll durch VBA-

Code ergänzen kann.

Oberfläche

Öffnen Sie einen neuen Bericht, dessen Datensatzquelle auf BGA zu setzen ist. Aktivieren Sie über das

Kontextmenü die Ansicht Berichtskopf/-fuß.

Bestücken Sie die Oberfläche wie folgt mit Bezeichnungs- und Textfeldern (von oben nach unten, von links

nach rechts):

Berichtskopf Ein Bezeichnungsfeld (Bezeichnungsfeld0)

Seitenkopf Vier Bezeichnungsfelder ( Bezeichnungsfeld1 bis Bezeichnungsfeld4)

Detailbereich Vier Textfelder (Text1 bis Text4), Text2 und Text4 werden über ihre Steuerelement-

inhalt-Eigenschaft direkt mit den Feldern Name und Netto verbunden.

Gruppenkopf Um, wie abgebildet, einen Gruppenbereich für das Kriterium »Netto < 400« einzufügen,

wählen Sie den Befehl Gruppieren und sortieren (Registerkarte Gruppierung und Sum-

men) und stellen im entsprechenden Dialog die Sortierkriterien gemäß der Abbildung

ein.

Abbildung 4.28 Entwurfsansicht des Berichts

229

Praxisbeispiele

Kapitel 4: Berichte

Abbildung 4.29 Dialog zum Sortieren und Gruppieren

Innerhalb der Gruppe wird nach fallenden Nettobeträgen geordnet, bei Gleichheit wird das Rechnungs

datum herangezogen. Die variable Zwischenüberschrift erscheint in einem später anzubindenden Textfeld

(Text5).

Gruppenfuß Ein vorerst ungebundenes Textfeld (Text6) dient der Anzeige der jeweiligen Gruppen-

summe.

Seitenfuß Am unteren Rand rechts soll die Seitenziffer (und die Gesamtanzahl der Seiten) in einem

Textfeld (Text7) bereitgestellt werden. Den Steuerelementinhalt weisen wir am besten mit

dem Ausdrucks-Editor zu (»Gebräuchliche Ausdrücke«, »Seite N von M«, Schaltfläche

»Einfügen«).

Berichtsfuß Hier soll in einem, vorerst ungebundenen, Textfeld (Text8) die Gesamtsumme erscheinen.

Bereits in diesem Zwischenstadium können Sie den Bericht erstmalig starten. Name und Nettopreis aller

Geräte müssen, in zwei Gruppen aufgeteilt, aufgelistet werden. Vergessen Sie aber nicht, die Format-Eigen-

schaft der Textfelder (Text4 bis Text9 ) auf Währung bzw. Euro umzustellen.

Quelltext

Private nrg, nrb As Integer ' Zähler für lfd. Nr

Private Function calcShortDate(RDatum As Date) As String ' Kurzform Monat/Jahr aus Datum ermitteln

calcShortDate = Format$(RDatum, "mm\/yy")

End Function

Private Function num(netto As Currency) As String ' zählt BGA u. GWG getrennt

If netto >= 400 Then

nrg = nrg + 1

num = Str(nrg) & "." ' BGA

Else

nrb = nrb + 1

num = Str(nrb) & "." ' GWG

End If

End Function

Private Function gHeader(netto As Currency) As String ' setzt Gruppenüberschrift

If netto < 400 Then

gHeader = "II. Geringerwertige Gebrauchsgüter (GWG)"

Else

gHeader = "I. Betriebsgrundausrüstungen (BGA)"

End If

End Function

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Private Sub Gruppenkopf0_Format(Cancel As Integer, FormatCount As Integer)

nrg = 0 ' Zähler bei Gruppenanfang initialisieren

nrb = 0

End Sub

Private Sub Report_Open(Cancel As Integer) ' Start

' Zuweisen der Steuerelementeinhalte:

Text1.ControlSource = "=num([Netto])" ' lfd. Nr. innerhalb Gruppe

Text3.ControlSource = "=calcShortDate([RDatum])"

Text5.ControlSource = "=gHeader([Netto])" ' Zwischenüberschrift für Gruppen

Text6.ControlSource = "=Sum([Netto])"

Text8.ControlSource = Text6.ControlSource ' Endsumme

End Sub

Test

Öffnen Sie den Bericht und überzeugen Sie sich von seiner Funktionsfähigkeit:

Abbildung 4.30 Die erste Seite des Berichts

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Praxisbeispiele