Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Eine Tabelle drucken

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Der Schnelleinstieg

Eine Tabelle drucken

Soll Ihre Tabelle gedruckt werden, so führt der Weg in der Regel erst einmal über die Seitenansicht,

die Sie bereits in Kapitel 1, »Die Datenbank-Vorlagen«, kennen gelernt haben. Mithilfe der Seitenan-

sicht lässt sich einiges an Papier sparen, da die Seitenansicht die zu druckenden Daten so anzeigt,

wie sie später zu Papier gebracht werden.

Abbildg. 3.44

Seitenansicht der Tabelle Adressenliste

Von der Seitenansicht aus lassen sich Einstellungen am Seitenlayout vornehmen. Sie können hier

sowohl die Ausrichtung der Seite, als auch die Größe und Seitenränder einstellen.

Eine Seite einrichten

Möchten Sie die Größe der Seite ändern, so besteht die Möglichkeit, die Schaltfläche Größe zu ver-

wenden und in der Liste die benötigte auszuwählen. Möchten Sie ein anderes Format verwenden, so

können Sie über die Schaltfläche Seite einrichten ein gleichnamiges Dialogfeld aufrufen (siehe

Abbildg. 3.47 und Abbildg. 3.48).

Kapitel 3

Tabellen – echt einfach

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Abbildg. 3.45

Vorgegebene Seitenformate

Auch zum Einstellen der Seitenränder gibt es die Schaltfläche Seitenränder mit einer Auswahlliste

oder die Möglichkeit, das Dialogfeld Seiten einrichten zu verwenden.

Abbildg. 3.46

Verschieden breite Ränder zur Auswahl

Eine Tabelle drucken

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Der Schnelleinstieg

Das Dialogfeld Seite einrichten besteht aus zwei Registerkarten: Auf dem Registerblatt Ränder stellen

Sie die Ränder um das zu druckende Objekt ein. Beim Setzen der Ränder sollten Sie darauf achten,

dass viele (Laser-)Drucker einen technisch bedingten Rand lassen müssen. Aus diesem Grund kön-

nen Sie Ihr Papier, auch wenn Sie in Access alle Ränder auf Null setzen, nicht bis in die letzte Ecke

bedrucken.

Abbildg. 3.47

Definieren Sie hier die Ränder für Ihre Tabelle!

Im Feld Beispiel können Sie Ihr Layout schon hier kontrollieren. Mithilfe des Häkchens im Kontroll-

feld zu Überschriften drucken legen Sie fest, ob die Spaltenüberschriften gedruckt oder unterdrückt

werden sollen.

Das zweite Registerblatt, Seite, des Dialogfeldes Seite einrichten ermöglicht Ihnen die Festlegung von

Seiteneinstellungen und Druckertyp für die Tabelle.

Abbildg. 3.48

Legen Sie das Seitenformat und den Drucker fest!

Kapitel 3

Tabellen – echt einfach

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Da sich Access die geänderten Einstellungen aber nicht merkt, wenn Sie die Datenbank schließen,

macht eine Einstellung für Tabellen in diesem Dialogfeld wenig Sinn. Allerdings können Sie später

beim Arbeiten mit Berichten verschiedenen Berichten auf diesem Registerblatt sowohl die Seiten-

ausrichtung als auch unterschiedliche Drucker zuweisen.

Druckränder allgemein vorgeben

Möchten Sie die Ränder für Ihre Ausdrucke allgemein gültig vorgeben, so können Sie sie im Dialog-

feld Access-Optionen (Office-Schaltfläche/Access-Optionen) unter Erweitert einstellen.

Abbildg. 3.49

Einstellen der Standardseitenränder

Drucken einer Tabelle

Von der Seitenansicht aus lässt sich der eigentliche Druckvorgang über die Schaltfläche Drucken

starten. Haben Sie die Seitenansicht gar nicht aufgerufen, können Sie über die Office-Schaltfläche

und Drucken oder die Tastenkombination

(Strg)+(P) das Dialogfeld Drucken aktivieren.

Eine Tabelle drucken

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Der Schnelleinstieg

Abbildg. 3.50

Dialogfeld zum Drucken der Adressenliste

Im oberen Teil des Dialogfeldes wird der Drucker angezeigt, im Kombinationsfeld gibt es zudem die

Möglichkeit, einen anderen auszuwählen. Unten links wählen Sie aus, was gedruckt werden soll.

쐍 Drucken Sie mit Alle die gesamte Tabelle, also alle Datensätze auf allen Seiten, oder

쐍 drucken Sie nur eine bestimmte Auswahl von Seiten, indem Sie die erste Seite hinter Von , die

letzte Seite hinter Bis eintippen, oder

쐍 drucken Sie nur die Datensätze, die Sie zuvor in der Tabelle markiert haben.

Geben Sie rechts davon im Dialogfeld an, wie viele Exemplare gedruckt werden sollen. Dort können

Sie auch die Reihenfolge der Ausgabe bestimmen. Ist das Kontrollkästchen zu Exemplare sortieren

angeklickt, werden mehrseitige Ausdrucke so ausgegeben, dass jeweils die Seiten eines Exemplars

hintereinander gedruckt werden. Klicken Sie das Häkchen weg, ist der Ausdruck oft schneller, aller-

dings müssen Sie dann nachträglich die einzelnen Exemplare sortieren.

Drucker auswählen

Oben im Dialogfeld Drucken wird der aktuelle Drucker angezeigt. Das ist der in Windows verein-

barte Standarddrucker. Möchten Sie den Drucker wechseln, öffnen Sie die Liste des Kombinations-

feldes und suchen sich darin den gewünschten Drucker aus.

Über das Kontrollkästchen zu Ausgabe in Datei umleiten erzeugen Sie statt Papier eine Datei.

Mithilfe der Schaltfläche Eigenschaften lässt sich das Dialogfeld zur Druckereinrichtung aufrufen. Je

nach installiertem Drucker ändert sich das Aussehen der folgenden Bilder, bleibt jedoch in den

Grundzügen identisch. Wir haben den Drucker »HP LaserJet 4000« zur Veranschaulichung gewählt.

Hier können Sie festlegen, ob Sie im Hoch- oder Querformat drucken möchten, ob Sie beide Seiten

bedrucken möchten (der vorliegende Drucker kann beide Seiten eines Blatts bedrucken), in welcher

Reihenfolge die Seiten sortiert werden sollen, ob mehrere Seiten auf eine Seite Papier gedruckt wer-

den sollen und einiges mehr. Wir möchten auf die Einstellungsoptionen im Einzelnen nicht weiter

eingehen, denn sie betreffen nur den von uns eingesetzten Druckertyp. Für Ihren Drucker können

sich völlig andere Einstellungsmöglichkeiten ergeben.