Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Kapitel 3

Tabellen – echt einfach

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Möchten Sie eine Spalte umgekehrt, beispielsweise von Z bis A sortieren oder sollen große Zahlen

weiter oben, kleinere weiter unten zu sehen sein, so verwenden Sie einfach die darunter liegende

Schaltfläche, nämlich Absteigend.

Um die Sortierung wieder aufzuheben, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Sortierungen löschen.

Zum Sortieren können Sie auch das Dreieck des Spaltenmarkierers anklicken und im Menü das

gewünschte Sortierkriterium auswählen.

Abbildg. 3.26

Alternative Sortiermöglichkeit

Datensätze filtern

Bisweilen kommt es vor, dass Sie nur bestimmte Datensätze angezeigt bekommen möchten, wie bei-

spielsweise alle Datensätze, in deren Adresse ein bestimmter Ort vorkommt, oder alle Datensätze

eines bestimmten Postleitzahlengebiets oder alle Frauen oder, oder ...

Sie verwenden also Filter, um die angezeigten Datensätze nach einem von Ihnen festgelegten Kriterium

einschränken zu können. Dabei lassen sich Filter für Tabellen, Formulare oder Berichte einsetzen.

In der Befehlsgruppe Sortieren und Filtern finden Sie neben den Schaltflächen zum Sortieren eine

große Schaltfläche, die ebenfalls die in Abbildg. 3.26 dargestellte Auswahlliste aktiviert. Neben den

Sortierungen lassen sich über diese Auswahlliste die Datensätze auch filtern. Die in Abbildg. 3.27

dargestellte Einstellung findet beispielsweise alle Datensätze für die die Eintragungen in der aktuel-

len Spalte fehlen.

Datensätze filtern

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Der Schnelleinstieg

Abbildg. 3.27

Zum Finden vergessener Eintragungen

Um das in Abbildg. 3.28 dargestellte Ergebnis zu erhalten, wurde der Maus-Cursor in die Spalte der

Faxnummern platziert und in der Auswahlliste das Kontrollkästchen zu Leer aktiviert. Sie erkennen,

dass in Ihrer Ansicht ein Filter angewendet wurde, an dem angezeigten Filtersymbol auf dem Spal-

tenmarkierer sowie an der Anzeige Gefiltert in der Datensatznavigatorleiste.

Abbildg. 3.28

Nach leeren Feldern gefilterte Tabelle

Kapitel 3

Tabellen – echt einfach

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Um die Filtereinstellung zu kontrollieren, können Sie Ihren Maus-Cursor über den Spaltenmarkie-

rer schieben und erhalten so die aktuelle Filtervorschrift.

Abbildg. 3.29

Anzeige des Filterkriteriums

Möchten Sie wieder alle Datensätze anzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter entfernen oder in

der Datensatznavigatorleiste neben dem Suchfeld auf Gefiltert. Über diese Schaltfläche lässt sich

auch sehr einfach der zuletzt verwendete Filter wieder anzeigen.

Über die Auswahlliste können Sie auch alle Eintragungen für einen bestimmten Ort oder alle Frauen

finden. Je nachdem, in welchem Feld sich die Maus befindet, wird die Auswahlliste an die Eintra-

gungen angepasst.

Abbildg. 3.30

Filter zum Anzeigen aller Eintragungen für Friedheim bzw. aller eingetragenen Frauen

Interessant sind auch die Text-, Zahlen- und Datumsfilter. Je nachdem, ob Sie ein Text-, Zahlen-

oder Datumsfeld markiert haben, wenn Sie auf die Schaltfläche Filtern klicken, erhalten Sie Filter-

kriterien für eine Zeichenkette, für Zahlen oder Datumswerte (siehe Abbildg. 3.31).

Datensätze filtern

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Der Schnelleinstieg

Klicken Sie auf die gewünschte Auswahl, so rufen Sie damit ein Dialogfeld auf, das Ihre gewünschte

Einstellung aufnimmt.

Abbildg. 3.31

Links die Auswahl eines Textfilters, in der Mitte der Zahlenfilter und rechts ein Datumsfilter

Abbildg. 3.32

Datensätze mit Postleitzahlen zwischen 81000 und 83000 filtern

Kapitel 3

Tabellen – echt einfach

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Auswahlbasierte Filter

In der Gruppe Sortieren und F iltern finden Sie zwei weitere Schaltflächen zum Filtern. Der Filter

Auswahl bietet entsprechend Ihrer Selektion Filterkriterien an wie Abbildg. 3.33 demonstriert.

Abbildg. 3.33

Filterkriterien entsprechend der Auswahl

Formularbasierte Filter

Möchten Sie auf zwei oder mehrere Felder einen Filter anwenden – suchen Sie beispielsweise alle

Verteiler mit Ansprechpartnerinnen für die eine Faxnummer eingetragen ist – dann ist es sinnvoll,

formularbasierte Filter zu verwenden.

1. Klicken Sie auf Erweiterte Filteroptionen und in der Auswahlliste auf Formularbasierter Filter.

Daraufhin werden alle Datensätze ausgeblendet.

2. Möchten Sie nun alle Frauen auswählen, klicken Sie in das Feld unter Anrede, öffnen Sie mithilfe

des Dreiecks die Auswahlliste und wählen Sie Frau aus.

Als zweites Filterkriterium sollen alle ausgewählten Frauen auch eine eingetragene Faxnummer

aufweisen. Um ein Feld abzufragen, ob es leer ist, wird das Kriterium

Ist NULL

verwendet. (Um

deutlich zu machen, dass es sich hier nicht um die Zahl Null handelt, sondern um einen daten-

bankspezifischen Ausdruck, der die Leere eines Feldes beschreibt, haben wir im Folgenden die-

sen Ausdruck in Großbuchstaben geschrieben. In Access selbst wird der Ausdruck zwar groß,

aber nicht in Großbuchstaben geschrieben.) Soll ein Feld nicht leer sein, heißt die Abfrage ent-

sprechend

Ist nicht NULL

.

3. Klicken Sie in das Feld unter Faxnummer und tragen Sie

Ist nicht NULL

ein.

4. Um den Filter zu aktivieren, klicken Sie dann auf die Schaltfläche Filter anwenden.