Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Datensätze eingeben und korrigieren

85

Der Schnelleinstieg

Datensätze eingeben und korrigieren

Die erste Tabelle der Datenbank CineCity ist angelegt, nun soll es in diesem Kapitel darum gehen,

wie eine solche Tabelle gefüllt wird, wie Eingabefehler korrigiert werden können, wie Sie nach

bestimmten Begriffen suchen und nach Spalten sortieren können u.Ä.

Es besteht die Möglichkeit, Daten direkt in Tabellen einzugeben, wie wir es in diesem Kapitel beschrei-

ben, oder Sie definieren ein Formular, um Daten darin komfortabler eingeben zu können. Wie Sie

Formulare definieren, ist in Kapitel 4, »Formulare – echt einfach«, oder ausführlich in Teil D, »Formu-

lare«, beschrieben.

Datensätze eingeben

Datensätze eingeben, können Sie im Prinzip bereits. Hier möchten wie nur kurz einige weitere

Informationen zusammenfassen.

Im allerersten Eingabefeld sehen Sie das Feld ID. Es wurde von Access automatisch angelegt und ver-

gibt an jeden neuen Datensatz eine neue Nummer. Diese Zahl wird von Access selbsttätig zugewie-

sen und zwar so, dass jede Nummer in der gesamten Datenbank nur ein einziges Mal vorkommt.

Möchten Sie sich in der Tabelle von Zelle zu Zelle bewegen, verwenden Sie dazu

쐍 Ihre Maus,

쐍 die

(¢)-Taste,

쐍 die

(ÿ)-Taste oder

쐍 die Pfeiltasten.

Um das Speichern Ihrer Datensätze brauchen Sie sich nicht zu kümmern, das tut Access für Sie:

Sobald Sie eine Zeile verlassen, wird der entsprechende Datensatz automatisch gespeichert.

Datensätze korrigieren

Haben Sie sich beim Eingeben der Daten vertippt, verwenden Sie zum Korrigieren die (Entf)- oder

die

(Œ)-Taste.

Einen bereits gespeicherten Datensatz können Sie bearbeiten, indem Sie

1. einfach vor oder hinter das falsche Zeichen klicken und

2. dieses mit der (Entf)- und der (Œ)-Taste löschen.

Beim Eingeben und Korrigieren von Datensätzen werden in der Spalte der Zeilenmarkierer (das ist

die Schaltfläche vor jeder Zeile) unterschiedliche Symbole angezeigt. Eine farbige Markierung kenn-

zeichnet den aktuellen Datensatz, also den Datensatz, in dem sich gerade die Eingabemarke befin-

det. Der Stern zeigt den ersten leeren Datensatz an. Und das Stift-Symbol kennzeichnet einen

Datensatz, der nachträglich bearbeitet oder korrigiert wird. Verlassen Sie den Datensatz, den Sie

nachträglich korrigieren, verschwindet das Stiftsymbol und der Datensatz wird gespeichert.

Kapitel 3

Tabellen – echt einfach

86

Änderungen rückgängig machen

Unter bestimmten Bedingungen können Sie Änderungen an Datensätzen und Datenfeldern auch

wieder zurücknehmen. Verwenden Sie die Schaltfläche Rückgängig, um die letzte Aktion rückgängig

zu machen.

Das Eingeben von Daten erleichtern

Angenommen, Sie möchten die Faxnummern Ihrer Adressenliste korrigieren. Im Moment ist das

sehr schwierig, da Sie sich entweder die Spalte Ve r te il e r anzeigen lassen können oder die Faxnum-

mern. Haben Sie in der Tabelle nach rechts geblättert, so dass Sie die Faxnummer sehen können, ist

links der Name des Verteilers verschwunden. Um sich das Ablesen in diesem Fall zu erleichtern,

kann man die Spalte der Verteiler links fixieren und sich dann mit den Pfeiltasten so weit nach rechts

bewegen, bis die Spalte der Faxnummern auf dem Bildschirm erscheint.

Spalten fixieren

Für das folgende Beispiel soll die Spalte Ver te ile r fixiert werden.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift der entsprechenden Spalte.

2. Wählen Sie dann im Kontextmenü den Befehl Spalten fixieren aus.

Wenn Sie eine Spalte fixieren, wird sie zunächst am linken Rand der Tabelle angeordnet. Zudem fin-

den Sie rechts von den fixierten Spalten eine leicht verstärkte Spaltentrennlinie. Bewegen Sie sich auf

Ihrer Tabelle nach rechts, erscheinen die Spalten, die zuvor zu weit rechts lagen, um angezeigt zu

werden.

Abbildg. 3.14

Fixierte Spalte Verteiler