Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

SharePoint-Listen für Access-Daten

917

Access im Internet

SharePoint-Liste Wiki-Website

Auf einer Wiki-Website können die Anwender gemeinsam den Inhalt editieren, neue Seiten hinzu-

fügen und Seiten untereinander verlinken. Wenn Sie auf einer Wiki-Seite auf Bearbeiten klicken,

gelangen Sie auf einen Seite, auf der man den Inhalt editieren kann (siehe Abbildg. 43.16). Dabei

gibt man den Inhalt in das große Textfeld ein. Die Formatierung erfolgt über die Schaltflächen ober-

halb des Textfeldes und verfügt über Möglichkeiten einfacher Textverarbeitungsprogramme.

Abbildg. 43.16

Wiki-Editor

Wollen Sie einen Link zu einer anderen Wiki-Seite erstellen, dann schreiben Sie den Namen der Seite

eingefasst von doppelten eckigen Klammern an die Stelle im Textfeld, wo der Link später erscheinen

soll. Existiert keine Wiki-Seite mit dem Namen innerhalb der Klammern, dann wird automatisch

eine neue Seite mit diesem Namen erzeugt.

SharePoint-Listen für Access-Daten

Access-Daten lassen sich mit wenigen Schritten auf einer SharePoint-Seite veröffentlichen. Ebenso

ist es möglich, Daten einer SharePoint-Liste direkt in Access zu bearbeiten.

Kapitel 43

Windows SharePoint Services

918

Exportieren von Access-Daten

Um Access-Daten auf einer SharePoint-Seite bereitzustellen, führen Sie bitte die im Folgenden

beschriebenen Schritte aus. Für den Export zu SharePoint wurde die in Abbildg. 43.17 gezeigte

Abfrage definiert, die die entsprechenden Daten selektiert.

Bei den uns vorliegenden Access- und SharePoint-Versionen gab es Probleme

beim Hochladen von Feldern, in denen Hyperlinks gespeichert waren. Wir haben deshalb das

Feld Website nicht in die Abfrage qryFilmeWeb aufgenommen.

Abbildg. 43.17

Abfrage für Filmliste

1.

Im Navigationsbereich selektieren Sie nun die Abfrage und wählen dann Registerkarte Externe

Daten/Gruppe Exportieren/Schaltfläche SharePoint-Liste aus. Sie erhalten anschließend das in

der nächsten Abbildung dargestellte Dialogfeld.

Abbildg. 43.18

Festlegen des SharePoint-Servers

HINWEIS

SharePoint-Listen für Access-Daten

919

Access im Internet

2. Wählen Sie den SharePoint-Server an, in dem Sie als Website die Internet-Adresse des Servers

angeben.

3. Passen Sie Listenname und Beschreibung nach Ihren Vorstellungen an.

4. Nach Bestätigung des Dialogfelds wird, wenn Sie die Option Nach Fertigstellung Liste öffnen

angeklickt haben, die SharePoint-Website mit Ihren Daten aufgerufen, wie es Abbildg. 43.19

illustriert.

Abbildg. 43.19

Access-Daten in SharePoint

Beachten Sie, dass beim Export der Access-Daten zu SharePoint eine Kopie der

Daten in der dem SharePoint-Server zugrunde liegenden Microsoft SQL Server-Datenbank ange-

legt wird. Ändern Sie Daten in Access, sind diese Änderungen nicht in SharePoint zu sehen.

Verknüpfen von SharePoint-Listen

Access ermöglicht es Ihnen, Daten in SharePoint-Listen direkt einzubinden, so dass Sie die Daten in

Access ansehen und bearbeiten können. Wir möchten Ihnen im Folgenden zeigen, wie Sie die

Daten, die Sie im vorherigen Abschnitt auf den SharePoint-Server kopiert haben, so in Access ver-

knüpfen, dass Ihre Änderungen an den Daten in Access sofort in SharePoint sichtbar sind und

umgekehrt.

WICHTIG

PROFITIPP

Die Einbindung von SharePoint-Listen funktioniert auch über das Internet! Wenn der SharePoint-

Server nicht in Ihrem lokalen Netzwerk angeschlossen, sondern über eine Internet-Adresse erreich-

bar ist, kann er, vorausgesetzt, die entsprechenden Sicherheitseinstellungen erlauben es, trotzdem

direkt in Ihr Access verknüpft werden. Auf diesem Wege kann beispielsweise der Datenaustausch

mit entfernten Niederlassungen oder Mitarbeitern mit Heimarbeitsplätzen realisiert werden.

Zusätzlich können natürlich auch die anderen Funktionen von SharePoint über das Internet

genutzt werden, wie beispielsweise die Speicherung von Word- oder Excel-Dokumenten auf den

SharePoint-Server.

Kapitel 43

Windows SharePoint Services

920

Folgende Schritte sind zur Einbindung einer SharePoint-Liste in Access durchzuführen:

1. Rufen Sie Externe Daten/Importieren/SharePoint-Liste auf.

2. Selektieren Sie im Dialogfeld die Option Erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle, in dem

Sie eine verknüpfte Tabelle erstellen und geben Sie im Textfeld wieder die Adresse des SharePoint-

Servers und den Pfad zur Website an, falls Sie die Liste auf eine Unterwebsite exportiert haben.

Anschließend klicken Sie auf Weiter.

Abbildg. 43.20

Auswahl der SharePoint-Website

3.

Nun wird der angegebene SharePoint-Server angefragt und liefert, wie in Abbildg. 43.21 gezeigt,

die SharePoint-Listen zurück, für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben.

Abbildg. 43.21

Auswahl der SharePoint-Liste

SharePoint-Listen für Access-Daten

921

Access im Internet

4. Selektieren Sie die Liste qryFilmeWeb, die die Daten enthält, die beispielhaft im letzten Abschnitt

auf den SharePoint-Server exportiert wurden.

Abbildg. 43.22

SharePoint-Liste als Tabellenverknüpfung

In Abbildg. 43.22 sehen Sie die eingebundene SharePoint-Liste. Wenn Sie die Liste zur Bearbeitung

in Access öffnen, erhalten Sie die folgende Ansicht.

Abbildg. 43.23

Verknüpfte Tabelle zu einer SharePoint-Liste

Die Darstellung der SharePoint-Liste weist eine Besonderheit auf. In der ersten Spalte von rechts

sehen Sie ein Feld namens Anlagen, das in der ursprünglichen Access-Tabelle nicht existiert. Wird

eine Access-Tabelle nach SharePoint exportiert, dann fügt der SharePoint-Server der resultierenden

SharePoint-Liste automatisch einige Felder hinzu. Das Feld Anlagen ist eines von diesen Feldern. Mit