Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Kapitel 42

Hyperlinks, HTML- und XML-Ausgabe

888

Abbildg. 42.3

Verknüpfung zu welchem Objekt?

Hyperlink: E-Mail-Adresse

Mithilfe der Option E-Mail-Adresse im Dialogfeld Hyperlink einfügen können Sie vereinbaren, dass

ein Klick auf den Hyperlink das auf Ihrem Rechner eingerichtete E-Mail-Programm aufruft und die

Empfängeradresse dort direkt einträgt. Bei der Office-Installation werden als E-Mail-Programm

normalerweise Outlook Express (gehört zum Internet Explorer) bzw. Outlook eingerichtet.

Abbildg. 42.4

Hyperlink: E-Mail-Adresse

HTML-Ausgabe mit Access

HTML-Dateien werden normalerweise auf einen Internetserver gespielt und können dann über die

Internetadresse des Servers abgerufen werden. Testen können Sie die HTML-Ausgabe auch ohne

Server. Laden Sie dazu einfach die von Access erzeugte HTML-Datei mit dem Microsoft Internet

Explorer.

HTML-Ausgabe mit Access

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Access im Internet

Bei der statischen HTML-Ausgabe werden die Daten des ausgewählten Access-Objekts als Tabelle in

eine HTML-Datei geschrieben. Diese Ausgabe wird deshalb als statisch bezeichnet, weil die HTML-

Datei den Stand der Daten zum Zeitpunkt der Erzeugung der HTML-Datei widerspiegelt. Spätere

Änderungen an den Daten werden nicht in der HTML-Datei berücksichtigt. Soll ein neuerer Stand

der Daten bereitgestellt werden, so muss die HTML-Datei neu generiert werden.

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen die statische Ausgabe einer Tabelle als HTML-Datei. Statisch

bedeutet, dass die HTML-Ausgabe den Stand der Daten in der Datenbank zurzeit der Erstellung der

HTML-Datei widerspiegelt, also werden spätere Änderungen an den Daten nicht automatisch in

die HTML-Datei übernommen.

Selektieren Sie zum Erstellen der HTML-Datei in Access die gewünschte Tabelle und wählen Sie

dann auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren die Schaltfläche Weitere aus.

Nachdem Sie in der Liste das HTML-Dokument ausgewählt haben, legen Sie im Dialogfeld Expor-

tieren den gewünschten Dateinamen fest.

Abbildg. 42.5

HTML-Export

Durch Selektieren der Option Exportieren von D aten mit Formatierung und Layout erhält die in

HTML erzeugte Tabelle zusätzlich Spaltenüberschriften. Ferner werden hierdurch die beiden ande-

ren Optionen freigeschaltet. Für die Option Exportieren der ausgewählten Datensätze ist es außer-

dem erforderlich, dass Sie die zuvor selektierte Tabelle in Datenblattansicht geöffnet und darin

Datensätze markiert haben.

Haben Sie die Option Exportieren von Daten mit Formatierung und Layout selektiert, wird nach dem

Bestätigen des Dialogfeldes das Dialogfeld HTML-Ausgabeoptionen eingeblendet. Es ermöglicht die

Auswahl einer HTML-Vorlagedatei mit zusätzlichen Texten und die Codierung für die zu erzeu-

gende HTML-Datei.

Kapitel 42

Hyperlinks, HTML- und XML-Ausgabe

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Abbildg. 42.6

HTML-Ausgabeoptionen

In Abbildg. 42.7 sehen Sie das erstellte HTML-Dokument im Internet Explorer.

Abbildg. 42.7

Die erzeugte HTML-Datei

Soll die HTML-Datei nun im Internet veröffentlicht werden, so muss sie dazu auf einen Internet

Server kopiert werden.

Übrigens werden beim Export von Berichten die Berichte in kleine HTML-Dateien

zerlegt, die jeweils eine Seite des Berichts abbilden. Bei der Darstellung des Berichts im Browser

werden unterhalb der Daten Schaltflächen zum Blättern im Bericht gezeigt.

Nachdem der Export abgeschlossen ist, bietet Ihnen Access an, die Schritte des Exports zur Wieder-

verwendung zu speichern (siehe Abbildg. 42.8).

HINWEIS

HTML-Ausgabe mit Access

891

Access im Internet

Abbildg. 42.8

Exportschritte speichern

Sobald Sie die Option Exportschritte speichern aktiviert haben, wird der Dialog um Textfelder und

Optionen erweitert. In dem Textfeld Speichern unter geben Sie den Namen ein, unter dem die

Exportschritte gespeichert werden sollen (siehe Abbildg. 42.9).

Abbildg. 42.9

Namen für gespeicherten Export vergeben

Optional lässt sich eine Beschreibung des Exports hinterlegen. Mit der Option Outlook-Aufgabe

erstellen wird in Outlook eine Aufgabe erzeugt, die Sie an den nächsten durchzuführenden Export

erinnern soll. Nachdem Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, speichern Sie sie mit der

Schaltfläche Export speichern ab. Um den Export zu einem späteren Zeitpunkt durchzuführen, wäh-

len Sie auf der Registerkarte Externe Daten die Schaltfläche Gespeicherte Exporte aus. Anschließend

öffnet sich ein Dialog in dem alle gespeicherten Importe aufgelistet werden (siehe Abbildg. 42.10).