Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Zugriff auf Excel-Daten

691

Dienstprogramme und

Datenweitergabe

Abbildg. 32.16

Die Empfängerliste kann bearbeitet werden

Nun soll endlich gedruckt werden

Wechseln Sie nun zum letzten Schritt des Assistenten. Ein Klick auf Drucken schickt alle Serienbriefe

an den Drucker.

Es besteht hier aber auch die Möglichkeit, für bestimmte Briefe ein neues Dokument anzulegen, um

eine Auswahl der Briefe nachträglich zu bearbeiten oder um sie aufzuheben. Klicken Sie dazu auf

Individuelle Briefe bearbeiten.

Zugriff auf Excel-Daten

Access bietet Ihnen einen direkten Zugriff auf Tabellendaten in Excel-Arbeitsblättern. Eine Excel-

Tabelle können Sie in Access-Abfragen, -formularen und -berichten verwenden, als wäre es eine

Access-Tabelle. Abbildg. 32.17 zeigt eine Excel-Tabelle mit neuen Artikeln für den Kinokiosk.

Abbildg. 32.17

Excel-Tabelle mit neuen Artikeln

Kapitel 32

Verknüpfungen zwischen Access und anderen Office-Programmen

692

In Kapitel 13, »Tabellen verknüpfen und importieren«, haben wir ausführlich beschrieben, wie Sie

eine Verknüpfung zu einer fremden Datei aufbauen können.

1. Klicken Sie in Access auf die Schaltfläche Excel (Registerkarte Externe Daten, Gruppe Importieren).

2. Im sich öffnenden Dialogfeld wählen Sie dann die gewünschte Excel-Arbeitsmappe aus und

aktivieren die Verknüpfungsoption.

3. Nach der Auswahl der Excel-Tabelle wird der Verknüpfungs-Assistent für K alkulationstabellen

gestartet, dessen erstes Dialogfeld Sie in Abbildg. 32.18 sehen. Enthält Ihre Excel-Arbeitsmappe

mehrere Tabellenblätter oder benannte Bereiche, so können Sie im Dialogfeld die gewünschte Aus-

wahl treffen.

Abbildg. 32.18

Struktur der Excel-Tabelle

4.

Im zweiten Dialogfeld des Assistenten geben Sie an, ob die Excel-Tabelle Überschriften enthält,

die dann als Feldnamen für die Daten in Access verwendet werden.

Abbildg. 32.20 zeigt die verknüpfte Excel-Tabelle im Navigationsbereich. Access macht sie in der

Liste der Tabellen-Objekte durch ein entsprechendes Symbol kenntlich. Wir haben dem Namen der

Tabelle zusätzlich das Präfix »xls« vorangestellt.

Zugriff auf Excel-Daten

693

Dienstprogramme und

Datenweitergabe

Abbildg. 32.19

Enthält die erste Zeile die Spaltenüberschriften?

Abbildg. 32.20

Eingebundene Excel-Tabelle

Verwenden Sie die verknüpfte Excel-Tabelle nun wie jede andere Access-Tabelle in Ihren Abfragen,

Formularen und Berichten. Beachten Sie dabei, dass der Zugriff auf die Excel-Daten, insbesondere,

wenn die Excel-Tabelle in Verknüpfungen (JOINS) in Abfragen verwendet wird, deutlich langsamer

als mit reinen Access-Tabellen abläuft.