Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Kapitel 32

Verknüpfungen zwischen Access und anderen Office-Programmen

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Access macht es Ihnen einfach, Ihre Access-Daten zu Microsoft Word zu transferieren oder Ihre

Tabellen und Abfrageergebnisse in Microsoft Excel auszuwerten. Interessant ist die Verbindung von

Access zu Word insbesondere für Serienbriefe. Sie können beispielsweise in Access zusammenge-

stellte Adressdaten an Word zur Erstellung von Serienbriefen weitergeben.

Über die Zwischenablage

Die Weitergabe von Daten über die Zwischenablage ist eine Funktion, die fast alle Windows-Anwen-

dungen beherrschen. In Kapitel 3 hatten wir Ihnen die Arbeit mit der Zwischenablage bereits kurz

vorgestellt.

Dabei werden zwei Zwischenablagen unterschieden: die Office-Zwischenablage

und die System-Zwischenablage. Beim Kopieren verschiedener Elemente in Access

werden diese Elemente in die Office-Zwischenablage kopiert, deren Inhalt Sie sich

über die kleine Schaltfläche rechts unten in der Gruppe Zwischenablage (Register-

karte Start) in jedem beliebigen Office-Programm anzeigen lassen können.

Abbildg. 32.1

Die Office-Zwischenablage

Das zuletzt kopierte Element ist automatisch auch Inhalt der System-Zwischenablage. Beim Verwen-

den der Schaltfläche Einfügen oder der Tastenkombination

(Str) + (V) wird der Inhalt der System-

Zwischenablage eingefügt. Inhalte der Office-Zwischenablage rufen Sie ausschließlich im Aufgaben-

bereich Zwischenablage auf.

Über die Zwischenablage

681

Dienstprogramme und

Datenweitergabe

Übrigens unterstützt die Microsoft Office-Zwischenablage nicht das Kopieren ganzer Access-Objekte

wie Formulare oder Berichte, ebenso wenig wie den Befehl Inhalte einfügen. Hier ist in beiden Fällen

die Systemzwischenablage zuständig.

Daten aus Tabellen und Abfragen

Führen Sie die Übernahme der Daten über die Zwischenablage mit den folgenden Schritten durch:

1. Rufen Sie die gewünschte Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht auf.

2. Markieren Sie die zu übertragenden Daten, beispielsweise ganze Zeilen oder Spalten bzw. nur

die gewünschte Zelle. Möchten Sie einen Block von Zellen selektieren, so halten Sie die

[ª)-

Taste gedrückt, während Sie mit der Maus die linke obere und die rechte untere Zelle des Blocks

anklicken.

3. Wählen Sie Schaltfläche Kopieren auf der Registerkarte Start aus.

Die Befehle Ausschneiden oder Löschen sind übrigens nicht aktiviert, solange nicht ganze Zeilen

bzw. Datensätze oder ganze Spalten markiert sind. Möchten Sie Daten ausschneiden oder

löschen, so erhalten Sie zuvor von Access eine Bestätigungsmeldung eingeblendet, ob Sie die

Daten auch wirklich aus der Tabelle oder Abfrage entfernen möchten.

Mit dem Befehl Ausschneiden oder Kopieren werden die Daten in die Zwischenablage eingefügt.

Abbildg. 32.2

Markierter Tabellenbereich in Zwischenablage eingefügt

4.

Starten Sie nun Word, Excel oder eine andere Applikation oder wechseln Sie über die Taskleiste

zum gewünschten Programm, falls es schon geöffnet ist.

Kapitel 32

Verknüpfungen zwischen Access und anderen Office-Programmen

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5. Übernehmen Sie die Daten aus der Zwischenablage durch Aufruf des Befehls Einfügen im Kon-

textmenü. Alternativ klicken Sie die Schaltfläche Einfügen auf der Registerkarte Start.

Abbildg. 32.3

Markierte Daten in Word eingefügt

Die Schaltfläche Einfügeoptionen wird direkt unter Ihrer eingefügten Auswahl angezeigt, nachdem Sie

den Text eingefügt haben (Abbildg. 32.3). Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird eine Liste ange-

zeigt, in der Sie auswählen können, wie die Informationen in Ihr Dokument eingefügt werden. Wie

die Daten im jeweiligen Programm ankommen, hängt davon ab, wie die Daten aus der Zwischen-

ablage interpretiert werden. In Word beispielsweise wird automatisch eine Word-Tabelle angelegt,

wobei Spaltenbreiten und Schriftformatierungen erhalten bleiben.

Abbildg. 32.4 zeigt in Excel über die Office-Zwischenablage eingefügte Access-Daten. Auch hier

werden die Feldbezeichnungen als Überschriften übernommen. Außerdem wird der Name der

Access-Tabelle mit eingefügt. Wie in Word erscheint direkt nach dem Einfügen die »schwebende«

Schaltfläche Einfügeoptionen.

Bei großen Datenmengen sollten Sie die Daten nicht über die Zwischenablage

weitergeben, sondern die Daten besser exportieren (siehe Abschnitt »Export von Daten«).

TIPP

Über die Zwischenablage

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Dienstprogramme und

Datenweitergabe

Abbildg. 32.4

In Excel übernommene Daten

Daten aus Formularen

Möchten Sie die Daten des aktuellen Datensatzes aus einem Formular in die Zwischenablage kopie-

ren, so müssen Sie zuerst den Datensatz mithilfe des Datensatzmarkierers selektieren, wie es in

Abbildg. 32.5 dargestellt ist. Wählen Sie nun Kopieren.

Abbildg. 32.5

Markierter Datensatz

Kapitel 32

Verknüpfungen zwischen Access und anderen Office-Programmen

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Möchten Sie nicht nur den einen aktuellen Datensatz übertragen, sondern die gesamte Datensatz-

gruppe, die dem Formular zugrunde liegt, so wechseln Sie in die Datenblattansicht des Formulars

und markieren Sie dort die Daten, die transferiert werden sollen.

Es werden die für die Daten definierten Anzeigeformate weitgehend mit über-

tragen. Das ist in den meisten Fällen sehr hilfreich, denn die Daten werden dann in Word oder

Excel korrekt angezeigt.

Wir haben beispielsweise den in Abbildg. 32.5 gezeigten Datensatz in die Zwischenablage kopiert

und in Excel eingefügt. Abbildg. 32.6 zeigt das Ergebnis des Datentransfers.

Abbildg. 32.6

Sinnvolle Übernahme der Anzeigeformate

HINWEIS