Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Kapitel 28

Berichte gestalten

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In diesem Kapitel möchten wir Ihnen zeigen, welche Möglichkeiten Access zur Gestaltung von

Berichten bietet. Wir stellen Ihnen vor, wie Sie Ihre Daten sortieren und gruppieren und für jede

Gruppe von Daten bestimmte Ausgaben und Einstellungen definieren. Interessant ist auch die

Ausgabe von mehrspaltigen Berichten, die wir Ihnen ebenso wie Rechenoperationen, z.B. das Auf-

addieren von Teil- und Endsummen, erläutern werden.

Berichte in der Entwurfsansicht erstellen

Um einen leeren Berichtsentwurf zu generieren, den Sie dann mit den einzelnen Steuerelementen

füllen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Aktivieren Sie die Registerkarte Erstellen.

2. Wählen Sie darauf den Berichtentwurf aus.

Abbildg. 28.1

Leerer Bericht mit Seitenkopf und -fuß

Berichte in der Entwurfsansicht erstellen

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Berichte

Aufbau eines Berichts

Standardmäßig enthält der Bericht außer dem Detailbereich einen Seitenkopf und einen Seitenfuß.

Zusätzlich können für Berichte auf der Registerkarte Anordnen Berichtskopf sowie Berichtsfuß einge-

schaltet werden. Weiterhin lassen sich für Gruppierungen Gruppenkopf- und Gruppenfußbereiche

definieren.

Ein Berichtskopf und -fuß erscheint jeweils nur einmal ganz am Anfang und am Ende eines Berichts.

Damit lassen sich Vorseiten wie beispielsweise ein Berichtstitelblatt oder Anhänge gestalten.

Ein Seitenkopf und -fuß wird auf jeder Seite des Berichts abgebildet. Sollen sie auf der ersten Seite

des Berichts nicht gedruckt werden, rufen Sie das Eigenschaftenblatt zum Bericht auf, indem Sie auf

den Berichtsmarkierer zeigen und ihn dann doppelt anklicken. Auf der Registerkarte Format kann

man für den Seitenkopf und -fuß festlegen, ob sie auf allen Seiten erscheinen oder im Berichtskopf

und/oder Berichtsfuß nicht angezeigt werden sollen.

Abbildg. 28.2

Hier wird festgelegt, wo der Seitenfuß angezeigt werden soll

Durch die Bildung von Gruppen besteht die Möglichkeit, Daten auf einem Bericht zu gliedern. Bei-

spielsweise können Sie eine Adressliste nach Anfangsbuchstaben gruppieren. Daraufhin wird immer

dann ein Gruppenwechsel durchgeführt, wenn Adressen mit einem anderen Anfangsbuchstaben

ausgegeben werden sollen, also wenn beispielsweise nach allen Namen mit »A« der erste Name mit

»B« erscheint. Für eine Gruppe kann ein Gruppenkopf und ein -fuß vereinbart werden, die beim

Gruppenwechsel gedruckt werden. Access erlaubt es Ihnen, bis zu neun ineinander verschachtelte

Gruppen zu definieren.

Ansichten

Um Ihren Bericht zu gestalten, stehen Ihnen alle in Kapitel 22, 23 und 26 beschriebenen Steuer-

elemente zur Verfügung, wobei jedoch einige, wie z.B. das Listenfeld, nur selten auf Berichten zum

Einsatz kommen.

Für Berichte gibt es vier Ansichten: Entwurfsansicht, Layoutansicht, Seitenansicht und Berichtsan-

sicht. Sie finden alle Ansichten rechts auf der Statusleiste, im Kontextmenü zum Bericht oder im

Menü zur Schaltfläche Ansicht. Die Layout- sowie die Entwurfsansicht sind zum Gestalten des