Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Kapitel 26

Diagrammformulare

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CineCity bevorzugt es, lange Zahlenkolonnen in anschaulichen Diagrammen darzustellen. Und

auch dabei unterstützt ein Access-Assistent. Diagramme lassen sich übrigens sowohl auf Formularen

als auch auf Berichten verwenden.

In diesem Kapitel möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mit wenigen Handgriffen ein Diagramm auf

Ihr Formular zaubern. Im nächsten Kapitel beschreiben wir dann mit der PivotChart-Ansicht eine

weitere Möglichkeit zur grafischen Auswertung Ihrer Datenbestände.

Zur Darstellung der in diesem Kapitel beschriebenen Diagramme setzt Access das Programm

Microsoft Graph ein, das mit Access ausgeliefert wird. Die Möglichkeiten der Formatierung und

Gestaltung entsprechen ungefähr denen, die Ihnen das Programm Microsoft Excel bietet. Sind Sie

mit Excel-Diagrammen vertraut, sollte Ihnen die Arbeit mit Diagrammen in Access keine Probleme

bereiten.

Der Diagramm-Assistent

In Diagrammen können die Daten aus Tabellen und Abfragen gezeigt werden. In den meisten Fällen

werden Sie eine Abfrage erstellen, die jene Werte liefert, die auf dem Diagramm dargestellt werden

sollen.

Die Verkaufserlöse am Kinokiosk sollen monatsweise für die jeweiligen Artikel in ein Diagramm

eingetragen werden. Die in Abbildg. 26.1 gezeigte Abfrage liefert drei Ergebnisspalten: die Artikel-

bezeichnung, den Monat, formatiert in der Form

jjjj/mm

, damit die Spalte zuerst nach Jahren und

dann nach Monaten sortiert wird, und die Summe der Verkaufserlöse des entsprechenden Monats.

Abbildg. 26.1

Abfrage für das Diagramm

Der Diagramm-Assistent

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Formulare

1. Erstellen Sie zunächst ein neues Formular in der Formularentwurfsansicht.

2. Vergrößern Sie gegebenenfalls den leeren Formularhintergrund, indem Sie mit dem Mauszeiger

die rechte untere Ecke greifen und weiter nach rechts unten ziehen.

3. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Diagramm einfügen, die Sie in der Gruppe Steuerelemente

auf der Registerkarte Entwurf finden. Ziehen Sie mit dem Mauszeiger, der über dem Formular-

hintergrund eine gekreuzte Form annimmt, ein Rechteck auf, das die Größe des später erstellten

Diagramms bestimmt.

Abbildg. 26.2

Rahmen des neuen Diagramms mit gestartetem Diagramm-Assistenten

4.

Selektieren Sie die gewünschte Datenquelle, hier für unser Beispiel die Abfrage qryVerkauf.

5. Im nächsten Dialogfeld des Assistenten legen Sie die Felder fest, die im Diagramm dargestellt

werden sollen. Im Beispiel werden alle drei Felder der Abfrage verwendet.

Übernehmen Sie nur ein Feld in die Liste Felder für das Diagramm, werden die Werte des Feldes

auf der x-Achse aufgetragen und die Anzahl, wie oft der entsprechende Wert in der Ergebnis-

menge vorkommt, als y-Wert dargestellt.

Selektieren Sie zwei Felder, wird eines als x-, das andere als y-Wert aufgetragen. Drei Felder

werden in der Form eingesetzt, dass mehrere Datenreihen gleichzeitig im Diagramm dargestellt

werden.

Kapitel 26

Diagrammformulare

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Abbildg. 26.3

Bestimmung der Felder

Sind Sie mit der Schaltfläche Weiter zum nächsten Dialogfeld weitergegangen, haben Sie jetzt die

Qual der Wahl: Welche Diagrammvariante ist für Ihre Daten sinnvoll?

Abbildg. 26.4

Auswahl des Diagrammtyps

6.

Für unser Beispiel wählen wir den einfachsten, aber sehr anschaulichen Diagrammtyp »Säulen-

diagramm« in der linken oberen Ecke aus.

Welcher Diagrammtyp für Ihre Zahlenwerte geeignet ist, hängt davon ab, was Sie darstellen

möchten. Säulen- und Balkendiagramme sind sinnvoll, wenn Daten auf einer Zeitachse ange-

ordnet werden sollen. Kreis- und Tortendiagramme eignen sich für die Darstellung von Prozent-

werten usw.

Nach der Auswahl des Diagrammtyps wird im nächsten Dialogfeld ein Beispieldiagramm des

gewählten Typs gezeigt. Bestimmen Sie nun, auf welcher Achse welche Daten aufgetragen werden

sollen. Der Assistent hat die Felder schon zugeordnet, Sie können dies aber leicht ändern.

Der Diagramm-Assistent

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Formulare

Abbildg. 26.5

Welche Daten werden wo gezeigt?

Die auf der rechten Seite des Dialogfeldes gezeigten Schaltflächen mit den Feldnamen können

mit der Maus an die gewünschte Position im Diagramm gezogen werden. Ein Doppelklick auf

eine der Schaltflächen im Diagramm öffnet ggf. ein entsprechendes Dialogfeld, in dem Sie wei-

tere Auswertungseinstellungen vornehmen können.

7. Das letzte Dialogfeld des Assistenten ermöglicht es Ihnen, Ihrem Diagramm eine Überschrift,

hier als Namen bezeichnet, zuzuweisen. Wir haben hier Verkaufssummen eingetragen. Außer-

dem wählen Sie darauf aus, ob eine Legende gezeigt werden soll.

8. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen erscheint das neue Diagramm Ve rka ufs s um me n.

Es enthält allerdings noch nicht die Daten der Abfrage qryVerkauf, sondern Beispielwerte.

Abbildg. 26.6

Diagramm mit Beispielwerten

Kapitel 26

Diagrammformulare

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9. Um die richtigen Werte anzuzeigen, verlassen Sie die Entwurfsansicht des Formulars mit einem

Klick auf die Schaltfläche Formularansicht. Dort machen Sie die neuen Inhalte des Diagramms

durch einen Rechtsklick auf die freie Randfläche des Formulars endgültig sichtbar.

Abbildg. 26.7

Das fertige Diagramm

Schalten Sie nun in die Entwurfsansicht des Formulars zurück, damit Sie sehen können, wie Formu-

lar und Diagramm vom Assistenten generiert wurden.

Abbildg. 26.8

Formular in der Entwurfsansicht mit Eigenschaften des Diagramm-OLE-Feldes