Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Kapitel 2

Datenbanken, Ordner & Co.

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Dieses Kapitel möchte Ihnen einige Datenbankbegriffe näher erläutern, die im Folgenden immer

wieder auftauchen. Das eigentliche Kapitel über die Theorie der Datenbanken folgt erst im zweiten

Teil dieses Buches in Kapitel 9, »Datenbankgrundlagen«. Bis dahin sollten Sie bereits so viel über

Datenbanken gelernt haben, dass Sie motiviert sind, sich auch mit der Theorie auseinander zu

setzen. In diesem Teil werden nur gängige und immer wieder verwendete Begriffe geklärt.

Egal, ob Sie eine Datenbank mit oder ohne Hilfe einer Datenbank-Vorlage anlegen oder eine existie-

rende Datenbank öffnen möchten, Sie müssen sich mit Ordnern und Laufwerken auskennen. Sie

müssen wissen, wie Sie Ordner wechseln können, wie Sie das richtige Laufwerk auswählen und auch

wie Sie gegebenenfalls einen neuen Ordner oder gar eine ganze Ordnerstruktur anlegen können.

Auch das sollen Sie in diesem Kapitel lernen.

Was ist eine Access-Datenbank?

Wozu eine Datenbank da ist, das kann sich noch fast jeder vorstellen: zum Sammeln und Aufberei-

ten von Daten. Doch was ist eigentlich eine Datenbank?

In Access besteht eine Datenbank generell aus vier wichtigen Komponenten:

Eine Datenbank wird in der Regel aus verschiedenen Tabellen mit mehreren Formularen, Abfragen

und Berichten bestehen, die untereinander verknüpft sind. So müssen Formulare auf Tabellen zugrei-

fen, um bereits eingegebene Daten darstellen zu können. Sollen andererseits Daten in Formulare ein-

gegeben werden, so muss es auch eine Verbindung zwischen dem Formular und der entsprechenden

Tabelle geben. Abfragen basieren auf Tabellen. In Abfragen wird ein bestimmter Ausschnitt einer

Tabelle angezeigt. Es können aber auch Änderungen des Datenbestands mithilfe von Abfragen vorge-

nommen werden. Berichte wiederum können auf Tabellen, Teilen von Tabellen oder auf Abfragen

beruhen. Diese Zusammenhänge zwischen Tabellen, ihren Abfragen, Formularen und Berichten soll

Abbildg. 2.1 verdeutlichen.

Abbildg. 2.1

Aufbau einer Access-Datenbank

Tabellen enthalten die eigentlichen Daten.

Formulare erleichtern die Eingabe von Daten.

Abfragen ermöglichen das gezielte Auswählen von Daten.

Berichte sind für die Ausgabe von Daten zuständig.

Tabellen

Abfrage BerichteFormulare

Sammeln

von Daten

Auswerten

von Daten

Ausgeben

von Daten

Eingeben

von Daten

Was ist eine Access-Datenbank?

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Der Schnelleinstieg

In dem Beispiel im vorangegangenen Kapitel haben Sie bereits eine Datenbank angelegt. Im Folgen-

den wollen wir uns die einzelnen Komponenten näher ansehen.

1. Öffnen Sie die Datenbank Kunden, indem Sie sie rechts im Fenster Erste Schritte unter Zuletzt

verwendete Datenbank öffnen anklicken.

2. Erweitern Sie den Navigationsbereich mit einem Klick auf den Pfeil, damit Sie die angelegten

Datenbankobjekte angezeigt bekommen.

3. Um die Objekte im Navigationsbereich nach Objekttyp anzeigen zu lassen, klicken Sie – wie Sie es

in Abbildg. 2.2 sehen – auf die Leiste Kontakte – Navigation und wählen Sie dann Objekttyp aus.

Abbildg. 2.2

Andere Ansicht im Navigationsbereich auswählen

Damit zeigt Access alle Datenbankobjekte. (Lesen Sie weitere Informationen zum Navigations-

bereich in Kapitel 7.)

Abbildg. 2.3

Datenbankobjekte im Navigationsbereich sortiert nach Objekttypen