Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Kapitel 19

Aktionsabfragen

390

Abbildg. 19.13

Aktualisierungsabfrage mit SELECT-Bedingung

Die Bedingung der Preissenkung enthält eine Auswahlabfrage, die für jeden Artikel von tblArtikel

die Summe der verkauften Artikel in der Tabelle tblArtikelverkauf ermittelt.

Daten an Tabellen anfügen

Präfix

»qapp«

Mithilfe einer Anfügeabfrage hängen Sie das Ergebnis einer Abfrage als neue Datensätze an eine

andere, bereits bestehende Tabelle an. Anfügeabfragen erhalten das Präfix »qapp« (vom englischen

Wort »append« für beifügen oder hinzufügen).

Einen Einsatzfall für Anfügeabfragen, der in vielen Anwendungen verwendet wird, möchten wir

Ihnen jetzt beschreiben: die Archivierung von Datensätzen. In unserer Tabelle tblKinokasse befindet

sich eine große Anzahl an Datensätzen vergangener Wochen. Es macht nun Sinn, in regelmäßigen

Abständen alte Daten zu entfernen, damit der Datenbestand nicht zu groß wird und gegebenenfalls

die Arbeitsgeschwindigkeit negativ beeinflusst. Wir möchten aber nicht einfach alle alten Daten

löschen, sondern sie archivieren, so dass nachträgliche Auswertungen durchgeführt werden können.

Bei der Archivierung sollen alle Datensätze, die vor einem bestimmten Datum erfasst worden sind,

in die Archivtabelle transferiert werden.

Leere Tabelle anlegen

Lassen Sie uns zunächst eine leere Archivtabelle anlegen. Am einfachsten ist es, wir erstellen eine

neue Tabelle, die die gleiche Struktur wie die zu archivierende Tabelle tblKinokasse aufweist. Dies

können Sie mit wenigen Mausklicks erreichen:

1. Selektieren Sie die gewünschte Tabelle, hier tblKinokasse, im Access-Datenbankfenster.

2. Nehmen Sie die Tabelle über (Strg)+(C) in die Zwischenablage auf.

3. Fügen Sie die Tabelle direkt mit (Strg)+(V) wieder ein.

Access blendet das in Abbildg. 19.14 gezeigte Dialogfeld ein, in dem Sie bestimmen können, wie die

neue Tabelle heißen soll und ob Struktur und/oder Daten eingefügt werden sollen. In unserem Fall

soll nur die Struktur der kopierten Datenbank eingefügt werden.

Daten an Tabellen anfügen

391

Abfragen

Abbildg. 19.14

Tabellenstruktur neu einfügen

Nach der Bestätigung des Dialogfeldes wird eine neue Tabelle angelegt, die die gleichen Felder und

Indizes wie die Tabelle tblKinokasse enthält.

Daten hinzufügen

1. Erstellen Sie einen Abfrageentwurf mit der Tabelle tblKinokasse.

2. Definieren Sie nun die Abfrage als Anhängen-Abfrage.

Sie werden so zuerst nach dem Namen der Tabelle gefragt, an die angefügt werden soll. In unserem

Fall ist dies die gerade neu angelegte Tabelle tblKinokasseArchiv.

Abbildg. 19.15

Anfügen an Tabelle tblKinokasseArchiv

Beim Anhängen von Daten muss prinzipiell darauf geachtet werden, dass die Datentypen der Felder

zueinander passen, d.h., der Typ des entsprechenden Feldes der Anhängen-Abfrage muss mit dem

Typ des Tabellenfeldes der Anhängen-Tabelle übereinstimmen. Die Namen der Felder können unter-

schiedlich sein.

Abbildg. 19.16

Anhängen-Abfrage zur Archivierung

Kapitel 19

Aktionsabfragen

392

Um das Datum, bis zu dem die Datensätze archiviert werden sollen, flexibel eingeben zu können,

wurde als Bedingung für die Spalte Ver ka u fs da t um ein Parameter angegeben. Der Parameter Archi-

vierungsdatum wurde zusätzlich über das Dialogfeld Abfrageparameter (Registerkarte Entwurf,

Schaltfläche Parameter) vom Datentyp Datum/Zeit festgelegt, damit Fehler bei der Eingabe des

Parameters vermieden werden.

Abbildg. 19.17

Eingabe des Parameterwertes

Nach der Bestätigung des Parameterdialogfeldes wird die Abfrage ausgeführt. Bevor Access die

Datensätze tatsächlich der Anfügetabelle anhängt, wird eine Bestätigungsmeldung eingeblendet.

Abbildg. 19.18

Bestätigungsmeldung

Als nächster Schritt zur erfolgreichen Archivierung bleibt jetzt nur noch, die an die Tabelle tblKino-

kasseArchiv angefügten Daten aus der Tabelle tblKinokasse zu löschen. Hierzu könnten Sie die

Löschabfrage verwenden. Löschabfragen werden in diesem Kapitel im Abschnitt »Abfragen zum

Löschen von Daten« ausführlich erläutert.

Abbildg. 19.19

Löschabfrage zur Archivierung