Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Abfrage zur Datenaktualisierung

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Abfragen

In allen Aktionsabfragen können Parameter eingesetzt werden, so dass der Benutzer Bedingungen

und Werte beim Ablaufen der Abfrage eingeben kann. Für die Parameter gelten die gleichen Regeln

wie für Auswahlabfragen (siehe Kapitel 15, Abschnitt »Parameterabfragen«).

Abfrage zur Datenaktualisierung

Mit Datenaktualisierungsabfragen verändern Sie die Inhalte Ihrer Tabellen mithilfe von Abfragen.

Für jede Zeile einer Tabelle, gegebenenfalls eingeschränkt durch eine Bedingung, werden für die

gewählten Spalten neue Werte errechnet und gespeichert.

Einfache Aktualisierungsabfrage

Das Feld Turnaround in der Tabelle tblKinos gibt die Zeit an, die benötigt wird, damit alle Besucher

einen Kinosaal verlassen und die neuen Besucher ihre Sitzplätze einnehmen können. Es soll nun eine

Aktualisierungsabfrage erstellt werden, die für alle Kinos eine Turnaround-Zeit von 45 Minuten festlegt.

Beachten Sie dabei, dass gegebenenfalls vorhandene Turnaround-Werte dabei überschrieben werden.

Präfix

»qupd«

Aktualisierungsabfragen sind vor allem dann sinnvoll, wenn größere Datenmengen gleichzeitig

geändert werden müssen. Sie erhalten als Kennung zur Unterscheidung von anderen Abfragen das

Kürzel »qupd«, kurz für »Query Update«.

Es soll eine Datenaktualisierungsabfrage erstellt werden, die die Turnaround-Zeiten für alle Kinos auf

45 Minuten setzt. Beginnen Sie zuerst mit einer normalen Auswahlabfrage für die Tabelle tblKinos.

Abbildg. 19.3

Zuerst die Auswahlabfrage

Kapitel 19

Aktionsabfragen

384

Mit der Schaltfläche Aktualisieren wandeln Sie die Auswahlabfrage zu einer Aktualisierungsabfrage

um. Sie erhalten dadurch im unteren Abfragebereich eine zusätzliche Zeile Aktualisieren. Wie in

Abbildg. 19.4 dargestellt, wurde für das Feld Turnaround in die Zeile Aktualisieren der Wert

45

einge-

tragen, d.h., für alle Datensätze der Tabelle tblKinos wird der Inhalt des Feldes beim Ausführen der

Abfrage auf den unter Aktualisieren angegebenen Wert gesetzt.

Abbildg. 19.4

Die Turnaround-Zeit auf 45 min setzen

Starten Sie nun die Abfrage über die Schaltfläche Ausführen, so passiert standardmäßig erst einmal gar

nichts. Sie erhalten nur in der unteren Statuszeile eine Meldung, dass die Aktion blockiert wurde.

Abbildg. 19.5

Meldung, dass Aktualisierungsabfrage nicht ausgeführt wird

Eine Aktualisierungsabfrage wird nur dann ausgeführt, wenn entweder die Datenbank in einem ver-

trauenswürdigen Ordner liegt oder die Inhalte der Datenbank aktiviert wurden (weitere Infos zum

Thema Sicherheit siehe Kapitel 40).

Möchten Sie, dass der Ordner, in dem sich die Datenbank befindet, als vertrauenswürdig eingestuft

wird, so gehen Sie so vor:

1. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und wählen Sie Access-Optionen aus.

2. Wählen Sie links Vertrauensstellungscenter aus.

Abfrage zur Datenaktualisierung

385

Abfragen

3. Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter.

4. Wählen Sie links im Dialogfeld Vertrauensstellungscenter den Eintrag Vertrauenswürdige Speicher-

orte aus.

5. Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Neuen Speicherort hinzufügen und wählen Sie über die

Schaltfläche Durchsuchen den gewünschten Ordner aus.

Abbildg. 19.6

Neuer, vertrauenswürdiger Ordner

Schließen Sie nun die Datenbank, und öffnen Sie sie erneut. Dann können Sie die Abfrage ausfüh-

ren, und Access ermittelt, wie viele Datensätze von der Änderung betroffen sind und blendet eine

entsprechende Bestätigungsmeldung ein.

Abbildg. 19.7

Bestätigungsmeldung

Kapitel 19

Aktionsabfragen

386

Ausführen oder umschalten in die Datenblattansicht?

Bei allen Aktionsabfragen können Sie vorher sehen, welche Datensätze betroffen sind. Dazu stehen

Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Sie können zuerst eine Auswahlabfrage erstellen, sich die

zu ändernden Daten ansehen und die Abfrage dann in eine Aktionsabfrage umwandeln.Einfacher

und eleganter ist es, die richtige Schaltfläche auszuwählen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausfüh-

ren, so wird die Aktion durchgeführt. Schalten Sie dagegen um in die Datenblattansicht, so werden

nur die betroffenen Datensätze angezeigt, nicht aber die Aktion ausgeführt.

Aktualisierungsabfragen mit Bedingungen

Aktualisierungsabfragen lassen sich auch mit Bedingungen versehen, d.h., es werden nur die Daten-

sätze aktualisiert, die einer bestimmten Bedingung entsprechen.

Nehmen wir einmal an, die Preise der Artikel, die am Kinokiosk verkauft werden, müssen um 15%

erhöht werden. Allerdings sind nicht alle Artikel betroffen, sondern nur die beiden Produktgruppen

»034« und »03F«. Die Nummer der Produktgruppe ist in der Tabelle tblArtikel in der Artikelnum-

mer enthalten, da die ersten drei Stellen der Artikelnummer die Produktgruppe ergeben.

Die Auswahlabfrage in Abbildg. 19.8 zeigt die Definition, um alle Artikelnummern, Produktgrup-

pen und Verkaufspreise zu ermitteln, sowie die Bedingung zur Einschränkung der Produktgruppen.

Abbildg. 19.8

Auswahlabfrage

Wandeln Sie die Auswahlabfrage mithilfe der Schaltfläche Aktualisieren in eine Aktualisierungs-

abfrage um. In der Zeile Aktualisieren im unteren Teil der Entwurfsansicht geben Sie nun an, wie die

Preiserhöhung um 15% errechnet werden soll. Um einen neuen Verkaufspreis zu ermitteln, wird der

alte Verkaufspreis mit 1,15 multipliziert und das Ergebnis auf zwei Stellen nach dem Komma gerun-

det, weil es keine halben Cents gibt. In der Entwurfsansicht schreiben Sie in die Aktualisierungszeile

für die Spalte Ver ka uf sp re i s:

Runden([Verkaufspreis]*1,15;2)

.