Kapitel 18
Auswertungen
366
Immer wieder hilfreich:
Die Abfrage-Assistenten
Wir möchten an dieser Stelle noch einmal auf die Abfrage-Assistenten eingehen. Einen der Assisten-
ten, den Auswahlabfrage-Assistenten, stellten wir Ihnen schon in Kapitel 17 vor. Allerdings verfügt
der Assistent noch über weitere Fähigkeiten, die wir Ihnen im Folgenden beschreiben möchten. Dar-
über hinaus bietet Ihnen Access einen Assistenten zur Duplikatsuche, um doppelte Datensätze aufzu-
spüren, einen Abfrage-Assistenten zur Inkonsistenzsuche, der auf fehlerhafte Verknüpfungsdaten
hinweist, und einen Assistenten zur Erstellung von Kreuztabellen. Kreuztabellen sind eine Besonder-
heit von Access, die Ihnen mit wenigen Handgriffen interessante Auswertungen ermöglichen.
Der Auswahlabfrage-Assistent
Der Auswahlabfrage-Assistent, den wir in Kapitel 17 schon eingesetzt hatten, um Abfragen mit meh-
reren Tabellen oder Abfragen zusammenzustellen, bietet zusätzlich die Möglichkeit, Aggregatfunk-
tionen für Auswertungen zu nutzen.
Für ein Beispiel haben wir den Auswahlabfrage-Assistenten über die Schaltfläche Abfrage-Assistent
auf der Registerkarte Erstellen gestartet. Aus der Tabelle tblArtikel wurde das Feld Bezeichnung, aus
der Tabelle tblArtikelverkauf wurden die Felder Datum und Anzahl ausgewählt.
Abbildg. 18.28
Auswahl der Tabellen
Im nächsten Dialogfeld des Assistenten hatten wir in den bisherigen Beispielen die Option Detail
verwendet, nun soll die Variante Zusammenfassung genutzt werden.
Immer wieder hilfreich: Die Abfrage-Assistenten
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Abfragen
Abbildg. 18.29
Auswahl der Option Zusammenfassung
Damit der Assistent die Daten für eine Übersicht aufbereiten kann, müssen Sie das Dialogfeld
Zusammenfassungsoptionen über die gleichnamige Schaltfläche aktivieren.
Wählen Sie hier zum einen die gewünschten Berechnungsoptionen an, im aktuellen Fall den Mittel-
wert, und bestimmen Sie zum anderen in welcher Tabelle die Datensätze gezählt werden sollen, um
damit den Mittelwert berechnen zu können.
Abbildg. 18.30
Hier soll der Mittelwert berechnet werden
Da wir ein Feld vom Typ Datum/Zeit in die Liste der Felder aufgenommen haben, wird das in
Abbildg. 18.31 gezeigte Dialogfeld des Assistenten eingeblendet, in dem bestimmt werden kann,
nach welchen Kriterien gruppiert werden soll.
Kapitel 18
Auswertungen
368
Abbildg. 18.31
Es soll nach Quartalen gruppiert werden
Zuletzt müssen Sie der Abfrage noch einen Namen geben. Das Ergebnis der Abfrage zeigt die Daten
nach Bezeichnung und Datum gruppiert.
Abbildg. 18.32
Abfrageergebnis
Die Abfrage kann nun in der Entwurfsansicht in der gewünschten Weise nachbearbeitet werden.
Der Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche
Ein typisches Datenbankproblem, das insbesondere mit Adressdaten auftaucht, sind Dubletten, also
inhaltsgleiche Datensätze. Eine Adresse wurde beispielsweise aus Unachtsamkeit mehrfach angelegt,
weil mehrere Mitarbeiter den gleichen Kunden neu erfassten, usw.
Immer wieder hilfreich: Die Abfrage-Assistenten
369
Abfragen
Access bietet mit dem Abfrage-Assistenten zur Duplikatsuche ein Hilfsmittel, um Abfragen zu gene-
rieren, die Ihre Daten auf Dubletten durchsuchen.
1. Starten Sie den Abfrage-Assistenten zur Duplikatsuche mithilfe der Schaltfläche Abfrage-Assistent
auf der Registerkarte Erstellen.
2. Geben Sie nun zuerst die Tabelle an, die auf Duplikate durchsucht werden soll.
Abbildg. 18.33
Auswahl der zu durchsuchenden Tabelle oder Abfrage
3.
Legen Sie im nächsten Dialogfeld die Felder fest, die ein Duplikat bestimmen. Für die Adress-
tabelle unseres Beispiels haben wir Vor n am e, Nachname und PLZ angegeben.
Abbildg. 18.34
Welche Felder bestimmen ein Duplikat?
Kapitel 18
Auswertungen
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4. Zusätzlich bestimmen Sie weitere Felder, die für einen als doppelt erkannten Datensatz angezeigt
werden sollen.
Abbildg. 18.35
Hilfsfelder
Das Ergebnis der Duplikatsuche sind alle doppelt auftretenden Datensätze, wobei sich »doppelt« auf
die im Assistenten angegebenen Felder bezieht, die zur Duplikatüberprüfung vereinbart wurden.
Abbildg. 18.36
Ergebnis der Dublettensuche
In unserem Beispiel haben wir eine Person, die einmal für einen Radiosender, einmal für eine
Zeitung arbeitet. Unter Umständen hat sie zwischenzeitlich den Job gewechselt und der Name für
den Nachfolger wurde nicht korrigiert.
Abbildg. 18.37 stellt die Abfrage in der Entwurfsansicht dar. Die Besonderheit der Abfrage ist das
Kriterium für das Feld Vor na me . Es ist eine so genannte Unterabfrage, also eine komplette Abfrage
innerhalb einer Abfrage. Unterabfragen werden direkt in der SQL-Abfragesprache definiert.
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