Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Kapitel 1

Die Datenbank-Vorlagen

44

Aufbau der Kontakte-Datenbank

In diesem Abschnitt soll die angelegte Datenbank exemplarisch betrachtet werden. Dazu ist es sinn-

voll, den Navigationsbereich zu öffnen, da dort die angelegten Tabellen, Formulare und Berichte

angezeigt werden.

Abbildg. 1.9

Objekte der Datenbank

Die Datenbank, die mithilfe der Vorlage Kontakte erzeugt wird, basiert auf der gleichnamigen

Tabelle. Die Tabelle enthält die eigentlichen Daten der Datenbank. Mithilfe der Abfrage Erweiterte

Kontakte werden die Daten alphabetisch nach den Nachnamen sortiert. Diese Sortierung über-

nimmt Access sowohl in den Berichten als auch in den Formularen.

Die beiden Formulare Kontaktliste und Kontaktdetails kennen Sie bereits, und die Berichte können

Sie über das in Abbildg. 1.10 dargestellte Kombinationsfeld auswählen.

Abbildg. 1.10

Berichte auswählen

Tabelle

Bericht

Formular

Abfrage

Aufbau der Kontakte-Datenbank

45

Der Schnelleinstieg

Die ausgewählte Kontakttelefonliste enthält alle Telefonnummern einer Kontaktperson. Auch sie ist

wieder nach Nachnamen sortiert, basiert also ebenfalls auf der Abfrage Erweiterte Kontakte. Darge-

stellt wird der Bericht als zweite Registerkarte; Sie können also jederzeit durch einen Klick auf den

Reiter Kontaktliste zurück auf die Übersichtstabelle wechseln.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Reiter der Registerkarten, so

können Sie über das Kontextmenü die Registerkarte schließen, den Bericht oder das Formular

unter einem anderen Namen speichern bzw. die aktuelle Ansicht ändern.

Abbildg. 1.11

Der ausgewählte Bericht Kontakttelefonliste

Dieser Bericht bietet Ihnen die Möglichkeit, durch einen Klick auf einen der Namen das Formular

mit den Detaildaten des Kunden (siehe Abbildg. 1.8) anzeigen zu lassen bzw., wie in Abbildg. 1.12 zu

sehen, so genannte Smarttag-Aktionen auszuführen. So können Sie beispielsweise per Mausklick

einen Namen den Outlook-Kontakten hinzufügen. Sie können diesen Kontakt über das Kontext-

menü bearbeiten oder eine Mail an den ausgewählten Kontakt schicken.

TIPP

Kapitel 1

Die Datenbank-Vorlagen

46

Abbildg. 1.12

Smarttag-Aktionen aufrufen und ausführen

Möchten Sie sich die Telefonliste ansehen, wie sie im Druck aussieht, so verwenden Sie dazu die

Seitenansicht.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office,

2. wählen Sie im Menü Drucken aus, und

3. klicken Sie im zweiten Menü auf Seitenansicht.

Abbildg. 1.13

Öffnen der Seitenansicht

Sie können diesen Bericht direkt auf dem Drucker ausgeben, aber auch noch das Seitenlayout be-

arbeiten oder die Ansicht ändern.

Aufbau der Kontakte-Datenbank

47

Der Schnelleinstieg

Schneller können Sie in die Seitenansicht umschalten, indem Sie entweder mit der

rechten Maus auf den Reiter zur Registerkarte klicken und im Kontextmenü Seitenansicht aus-

wählen oder indem Sie rechts unten auf der Statusleiste auf die Schaltfläche Seitenansicht

klicken. Dabei wird auf der Statuszeile rechts die aktuelle Ansicht eingeblendet, links finden Sie

die Möglichkeit, eine andere Ansicht auszuwählen.

Abbildg. 1.14

Telefonliste in der Seitenansicht

Ihr Mauszeiger hat sich in eine Lupe verwandelt und ermöglicht per Klick auf den Text ein Ein- und

Auszoomen. Dieselbe Funktion stellt auch die Schaltfläche mit der Lupe zur Verfügung, die Sie auf

der für die Vorschau angepassten Multifunktionsleiste finden. Klicken Sie auf den oberen Teil der

Schaltfläche, so können Sie die eingestellte Ansicht vergrößern und verkleinern; klicken Sie auf den

unteren Teil, so wird ein so genannter Katalog aktiviert, in dem Sie verschiedene Vergrößerungs-

stufen auswählen können.

In Tabelle 1.1 werden die Gruppen der Multifunktionsleiste Seitenansicht dargestellt und ihre

Bedeutung erklärt. Die einzelnen Gruppen enthalten teilweise wiederum einzelne Befehlsschalt-

flächen. Dabei gibt es Schaltflächen, die einen bestimmten Befehl ausführen (wie die Schaltfläche

Querformat), Schaltflächen, die ein Dialogfeld aktivieren (wie beispielsweise die Schaltfläche Dru-

cken) und Schaltflächen, die einen Katalog aktivieren (wie die Schaltfläche Seitenränder).

TIPP